オフィスでGoogleアプリ活用 第1回

こんなにすごい！ Googleアプリ

メンバーとのスケジュール管理や進捗管理、情報共有など、効率的な業務の遂行には、ネットワークアプリケーションの利用が不可欠だ。無料で使えるGoogleアプリをフル活用し、スムーズな業務運用を実現したい。ここでは編集部の活用法を踏まえ、Googleでのオフィス活用を考えていく。

すべてはネットで事が済む？
Googleアプリの実力

　ご存じの通り、Googleは検索エンジンとその検索結果に対応する広告を中心にしたビジネス展開を行なっている。メインの検索に関しては単純なWebでのキーワード検索はもちろん、ニュースやイメージ、ブログ、地図、デスクトップなど実にさまざまなサービスが用意されている。

検索サービスとGoogleアプリ

　一方、同社は2005年あたりから検索とは異なるジャンルのGoogleアプリを次々とリリースしている。たとえば、メールクライアントである「Gmail」、予定やイベント情報を共有する「Googleカレンダー」、音声通話やチャットが可能な「Googleトーク」、RSSを受信・管理する「Googleリーダー」などである。これらは、インターネット上でユーザー同士がコミュニケーションをとるためのサービスで、以前はポータルサイトや会員制のWebサービスなどで提供されていたものだ。

　さらに、従来ではローカルでの利用を前提としたソフトをGoogleアプリとしてWeb 上で次々展開している。代表的なのはMicrosoft OfficeのWordやExcelなどの対抗となる「Googleドキュメント」だ。Googleドキュメントは通常のワープロソフトや表計算ソフトと同じような操作性をWebブラウザ上で実現し、多くのユーザーを驚かせた。

　こうしたアプリケーションはほとんどWebブラウザをベースにしたものだが、ローカルにインストールして利用するものもある。ローカルのHDDを検索する「Googleデスクトップ」や画像管理ソフトの「Picasa」、3Dのツアーを楽しめる「Google Earth」、Webブラウザから簡単に検索できる「Googleツールバー」などだ。

　これらGoogleアプリの大きな特徴は、すべて無料で利用できるという点だ。しかも個人利用のみに限定というわけでもなく、機能制限があるわけでもない。また、AJAX（Asynchronous JavaScript + XML）の技術をフル活用し、Webアプリケーションでありながら、ドラッグ＆ドロップや右クリックメニューなど高い操作性を実現しているのも大きな特徴といえる。

　であれば、日々の業務に活かさない手はないだろう。使ってみると、確かに「これはWordでなければ、Excelでなければ」というのはすでに思い込みで、実はいろんな場面でGoogleアプリが有効に活用できることがわかる。今回は、こうしたGoogleアプリの活用を紹介していこうと思う。