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業務改善に効く最新ビジネスクラウド活用術 ― 第16回

特殊な業務に関連する属性のカスタマイズも紹介

Backlogの「親子課題」機能で細かいタスクをまとめて管理してみる

2018年07月06日 10時00分更新

文● 柳谷智宣

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 プロジェクト管理サービス「Backlog」の3回目は、大きな課題の中に含まれる小さな課題を親子関係で管理したり、特殊な業務に関連する属性をカスタマイズしたり、メンバー間でファイルを手軽に共有する機能などを紹介する。さらに、プロジェクト管理で重宝するガントチャート表示もチェックしてみよう。

さまざまな課題を柔軟な設定を駆使して、手軽に管理できるBacklog

大きな課題を小さな課題に分解して管理する親子課題機能

 課題によっては、もっと細かく分解できることもある。たとえば、飲食店のFacebookページを作成する、というタスクでも、写真や動画、テキストをそれぞれ準備しなければいけないし、広告のことも考えなければいけない。そんな時は、「親子課題」という機能が便利だ。

 親課題の下に複数の子課題を追加でき、まとめて管理できるようになる。その課題の進捗状況が一目でわかり、管理がしやすくなるのだ。一覧表示で折りたたんだり非表示にできるので、細かいタスクがずらーっと並ぶのも避けられる。

 まずは、「プロジェクト設定」メニューの「基本設定」で、「親子課題を使用する」にチェックを入れる。これで、課題の詳細画面を開くと、「親子課題」というボタンが表示される。そのボタンをクリックすると子課題の欄が開くので、「子課題を追加する」をクリック。ポップアップメニューから「新しい課題を作成」をクリックしよう。課題名や詳細、種別、担当者、カテゴリーなどの情報を入力して「追加」をクリックすれば完了。親課題の下に子課題が追加される。もちろん、子課題は複数作成することも可能だ。

「プロジェクト設定」メニューの「基本設定」で、「親子課題を使用する」にチェック
課題の詳細画面で「親子課題」をクリックする
「子課題を追加する」をクリック→「新しい課題を作成」をクリック
子課題を登録する
複数の子課題をまとめて管理できるようになった

 既存の課題を子課題に追加したり、親課題に設定することもできる。子課題を追加する際に、「既存の課題を追加」を選べば選択画面が開く。ここで、キーワード検索などで目当ての課題を選択すれば、子課題として追加できる。また、通常の課題の詳細画面から、「親課題を設定する」をクリックし、親課題を選ぶことも可能。親課題を選べば、表示中の課題が子課題になる。

 関連がありそうな課題を見つけたら、親子課題としてまとめておくと管理がしやすくなる。多方面から柔軟な設定が可能なのが、Backlogの使いやすいところだ。

「子課題を追加する」から「既存の課題を追加」をクリック
追加したい子課題を選択すれば追加できる
課題の詳細画面から「親課題を設定する」をクリックする
「親課題を選択」をクリックして、課題を選ぶ
親課題を設定できた

独自の設定項目を登録できるカスタム属性を使いこなす

 担当者や優先度、カテゴリーといった既存の項目だけでなく、小カテゴリーや開始日や期限日とは別のチェック日といった項目を利用したいことがあるだろう。そんな時は、プレミアムプラン以上で利用できるカスタム属性機能を追加すればいい。

 たとえば、アプリ開発の「バグ」という種別に、OSの情報も項目として追加したいとする。そんな時は、カスタム属性で「選択リスト」を追加すればいい。OSの種類を登録すれば、チェックボックスやラジオボタン、リストなどで手軽に情報を入力できるようになる。さらに、必須項目に設定したり、複数選択できるようにしたり、利用する種別を指定したりと、細かいカスタマイズができる。

 飲食店なら、「トラブル対処」という種別に課題を登録する際、設備の故障なのか顧客対応のトラブルなのかをクリックするだけで、登録できるのが便利。後で分類したり検索するのも簡単だ。「その他」という項目を用意したり、ユーザーがその場で選択肢を追加することも可能。使い方に合わせて柔軟な設定が可能。

 また、項目を選択するだけでなく、文字列や数値、日付などを入力することもできる。たとえば、開始日や期限日とは別に、期限日の一定期間が経過したときのチェック日、という項目を用意することも可能。もちろん、検索対象にすることもできるので、絞り込みも簡単だ。

「プロジェクト設定」の「カスタム属性」から「カスタム属性の追加」をクリックする
属性名や説明、形式などを設定する
選択肢を入力したり、そのほかの入力を許可したりする
適用する種別を指定することも可能。設定が終わったら「登録する」をクリックする
カスタム属性が追加できた
該当する種別で課題を追加する際、画面下に選択肢が表示されるようになった
期日を設定することも可能。日付の範囲や初期値を設定する
「高度な検索」から、カスタム属性で絞り込むことができる

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