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業務改善に効く最新ビジネスクラウド活用術 ― 第13回

無料アカウントでも最大100人参加できる

お手軽&高機能なWeb会議サービス「Zoom」を使ってみる

2018年04月24日 09時00分更新

文● 柳谷智宣

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 働き方改革を進める中で、まずは何とかしなければいけないのが「会議」だ。ワークスタイルが多用する中で、特定の場所に人を集めるのは効率が悪い。そこで、活躍するのがWeb会議システムだ。今回は、無料でも利用できる「Zoom(ズーム)」の使い勝手を紹介する。

超手軽に高機能で安定しているビジネスWeb会議が、無料から利用できる神サービス!

参加者の手間いらずで使えるのがうれしい「Zoom」

 働き方改革の文脈で、フレックスタイム制やテレワークが広がっているが、それでもなくならないのが「会議」だ。決められた時間に本社に集まるのは、時間的にもコスト的にもとても効率が悪い。しかし、会議なしにメッセンジャーやメールのやりとりだけでビジネスを進めるのも無理がある。そこで活用したいのがWeb会議サービスだ。

 Web会議という言葉になじみがなくても、LINEの「ビデオ通話」やiPhoneの「FaceTime」のようにお互いの顔を見ながら会話できるサービスといえばわかるだろう。Skypeの「ビデオ通話」も同様だ。とはいえ、ビジネスの会議として使う場合、個人情報が必要になるLINEやFaceTimeを使うのは避けたいところ。Skypeもよく使われているのだが、アカウントを取得する必要がある。たとえば、こちらから相手にWeb会議をお願いする場合、新たにアカウントを取得してもらい、ソフトをセットアップしてもらうというのはハードルが高い。面倒だと思われたり、先方の環境でトラブルが発生したらビジネスに影響が出かねない。

 当然、会議なのだから、複数人で同時通話する機能も必要になる。できれば、今どきの流れでPCを持っていなくても参加できるとありがたい。しかし、本格的なテレビ会議システムを導入するスペースもコストもない・・・・・・という人(企業)にお勧めなのが、Web会議システム「Zoom(ズーム)」だ。

 Zoomは無料でも利用でき、会議を開催するユーザー以外はアカウントを取得する必要がない。招待を受ける側は、メールやメッセンジャーで教えてもらったURLを開くだけでOK。PCならブラウザの機能で、利用できるのだ。iOSやAndroidアプリも無料で公開されているので、PCなしでも会議に参加できる。もちろん、会議に招待された側に料金は発生しない。相手に何の負担も掛けずに、「○時にURLを開いてくださいね」と伝えるだけでいいのだ。

 早速、Web会議をしてみよう。まずはアカウントを取得し、Zoomソフトをインストール。起動すれば、猛会議の準備は完了。メールアドレスで相手を招待すればいい。

Zoomのアカウントを作成してログインしたら、右上の「ミーティングを開催する」→「ビデオはオン」をクリックする
ソフトのダウンロードが促されるのでインストールする
ソフトを起動したら、「招待」をクリック。画面のダイアログは「コンピューターでオーディオ参加」をクリックすれば消える
利用しているメールやIMを選ぶ
定型文が入力されているので、送信する
相手がURLを開けば、すぐに通話できる

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