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仕事に差がつく!阿久津良和「Office 365のスゴ技」 ― 第29回

チャットでもエンタープライズレベルのセキュリティを担保

Microsoft Teams × SharePointでファイル共有も便利でセキュアに

2018年04月17日 07時00分更新

文● 阿久津良和 編集 ● 羽野/TECH.ASCII.jp

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本連載は、マイクロソフトのSaaS型デスクトップ&Webアプリケーション「Office 365」について、仕事の生産性を高める便利機能や新機能、チームコラボレーションを促進する使い方などのTipsを紹介する。

 Office 365を使いこなして仕事を早く終わらせたい皆様にお届けする本連載。前回に引き続き、今回はMicrosoft TeamsのTipsとして、SharePointを組み合わせて便利に使う方法をいくつか紹介する。

チャネルにSharePointをクラウドストレージとして追加する

 ファイルや情報をWebベースで共有するSharePoint。Office 365 Business Essentialエディション/Business Premiumエディションは、クラウドサービス版のSharePoint Onlineを包括している。

 Microsoft Teamsは<ファイル>タブから、チャネル内で共有するファイルをアップロード可能である。だが、情報分散を未然に防ぐのであれば、SharePointにアップロードしたファイルを引用した方がよい。チャネル内で利用可能なクラウドストレージとして、SharePointのチームサイトを登録しておこう。

1.チャネルの<ファイル>タブ→<クラウドストレージを追加>と順にクリックする2.クラウドストレージの一覧から「SharePoint」を選択する
3.<SharePointリンクを使用>ボタンをクリックし、テキストボックスにSharePoint Online上で作成したチームサイトのリンクを入力して<移動>ボタンをクリック。チームサイトの候補が現れたら、<次へ>ボタンをクリックする4.チームサイトのドキュメント→<次へ>ボタン→<フォルダーを追加>ボタンと順にクリックすれば、SharePoint Onlineのチームサイトフォルダーが参照可能になる

チャネル内のドキュメントをエクスプローラーで開く

 厳密に述べるとMicrosoft Teamsの機能ではないが、SharePoint Online上のファイルはローカルストレージと同期し、オフライン環境でも参照できる。Microsoft Teamsにアップロードしたファイルは自動的にSharePoint上のグループドキュメントに保存されるため、同機能を使えばオフライン環境でもエクスプローラーでファイルを操作することが可能だ。

5.チャネルの<ファイル>タブ→<SharePointで開く>と順にクリックする6.SharePoint Onlineのグループページが開いたら、<ドキュメント>ボタンをクリックする
7.<同期>→<はい>と順にボタンをクリックする8.OneDrive for Businessの<同期の開始>ボタンをクリックする。これでSharePoint Onlineのドキュメントがローカルストレージと同期可能になる

 同期処理はOneDrive for Businessを使用し、<アカウント>タブで同期対象フォルダーの取捨選択や、同期の停止といった操作が行える。

Teams非参加者にドキュメントを共有する

 最後はチャネル内にアップロードしたファイルを、Microsoft Teamsに未参加の相手と共有する方法を紹介しよう。こちらの操作は簡単でMicrosoft TeamsからSharePoint Onlineを呼び出し、SharePointの共有機能を用いるだけだ。

9.あらかじめSharePoint Onlineを呼び出し、共有するファイルを選択してから<リンクのコピー>→<コピー>と順にボタンをクリックする。これでクリップボードにSharePointのURLが格納された

 後はメールなど何らかの方法で、クリップボード内のURLを相手に伝えればよい。もっとも、本連載の第27回で紹介したようにoutlook.comやgmail.comといった非Azure ADアカウントもチャネル内に招待できるのだが、一時的に情報を共有したい場面に用いると便利だ。

 このように、Office 365のファイル共有機能と一緒に使えるMicrosoft Teamsは、エンタープライズレベルのセキュリティを担保しながら、コミュニケーション文化を変えられるツールだ。まだ社内外のコミュニケーションをメールのみに依存している組織は、ぜひこれらのツールを使って、業務効率化や時短を試みてほしい。

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