ムダばかりの「ブラック会議」を強くする、ほんのちょっとの視点 第8回

時間もコストも低減

準備も大変、読むのも大変！紙だらけ会議をペーパーレス化ですっきりしましょう

費用かけないなら、ウェブ会議を利用する手も

　しかし、専用のペーパーレス会議システムの導入には、それなりの費用がかかります。次に費用をかけずにできるウェブ会議を活用したペーパーレス会議の方法をご紹介しましょう。

　Microsoftの無料通話ソフト「Skype」のビデオ通話に備わっている「画面共有機能」を使ってペーパーレス会議をやってみましょう。

　会議参加者が自身のノートパソコンを持ち寄って、それぞれSkypeにログインしてビデオ通話で接続します。発表者が「画面を共有」機能を使って、会議資料を表示したパソコンの画面を共有すると、参加者全員のパソコンの画面に資料が表示されるので、ペーパーレス会議システムと同様に参加者全員と資料の共有ができます。

図の「Skype for Business」では、「画面アイコン」をクリックし、「デスクトップの表示」を選ぶと参加者に画面が共有される。「Skype」の場合は、「…」ボタンをクリックし「画面を共有」を選択する。

　ほかの参加者が自身の資料を共有する時は、同じく「画面を共有」を使えば、発表者を交代して資料の共有ができます。無料版のSkypeでは、最大25名までのビデオ通話ができますので、少人数の会議であればこの機能を使ってペーパーレス会議が可能です。

※「Skype for Business」の場合は、「デスクトップの表示」を選択します。

　Skypeのほかにも、「Zoom」などの無料版のWeb会議でも同じ機能がありますので、試してみてください。