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Acrobat DCが実現するのは単なるデジタル化だけじゃない

「文書管理」を変えれば、働き方改革はうまくいく

2018年03月02日 09時00分更新

文● 大谷イビサ/TECH.ASCII.jp 写真●曽根田元

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「働き方改革を阻害しているのは、業務時間の約3割を占める文書管理です」。こう指摘するのはアドビ システムズ 株式会社 マーケティング本部 常務執行役員の秋田夏実氏だ。非効率な文書管理をアドビが提供する「Acrobat DC」はどのように変えるのか?

アドビ システムズ マーケティング本部 常務執行役員 秋田 夏実氏

文書管理に週の1日半を消費する?

 少子高齢化、労働力不足、長時間労働、介護離職など喫緊の課題を目の前に、官民挙げて取り組んでいる日本の「働き方改革」。しかし、長時間労働を撲滅することのみに主眼を置き、業務時間を減らすだけでは、真の働き方改革とは呼べない。

 秋田氏は、「OECDの先進7ヵ国中、日本の生産性は最下位です。少子高齢化で労働力が不足する中、生産性の向上なしに働き方改革を実現するのは不可能です」と指摘する。

 こうした中、生産性向上を阻むのが、紙をベースとした日本企業の文書管理の構造だ。類似する文書の繰り返し作成、印鑑をベースにした時間のかかる承認フロー、紙の書類を手入力するデータ化作業など、非効率きわまりない文書のやりとりが今も多くの現場で繰り返されている。

「調べてみると、約8割の業務が紙のプロセスに依存しています。そして、こうした文書管理のために業務時間の28%、1週間のうち実に1日半を費やしていることがわかったのです」と秋田氏は語る。

 過去、秋田氏もこうした非合理な文書管理や業務プロセスを数多く体験してきた。「出社するとトレイに数多くの書類が承認のために詰まれていて、しかも全部【至急】の印(笑)。全部押印し終えると、今度は総務の方が行方不明の書類を探しに来るんです。当時から、おかしいと思ってました」(秋田氏)。

真のデジタル化が生産性向上や時短につながる

 アドビが提供するPDFソリューション「Acrobat DC」は、テキスト、画像、動画などさまざまなメディアを埋め込めるPDFという万能フォーマットを自由に編集でき、セキュアなクラウドとの連携で社内外の有益なコラボレーションを実現する。ビジネス現場のニーズを押さえた多彩な機能により、文書の作成、編集、承認、管理などのあらゆるフェーズで、こうした文書管理の課題を解消する。

 たとえば、手元に紙の資料しかない場合でも、にスキャンして取り込めば、デジタル文書として再編集できる。また、作成した文書の回覧や承認のプロセスでは、複数ユーザーで効率的にレビューできる「共有レビュー」を使ったり、「署名用に送信」の機能によりペーパーレスの承認が可能になる。さらに取り込んだPDFに文字認識(OCR)をかければ検索も利用でき、文書を探す時間も短くなる。もちろんPDFファイルにセキュリティをかけ、保護することも可能だ。

共同作業を効率化する共有レビュー
業務フローを短縮化する「署名用に送信」
OCR機能で文字認識し、検索可能に

 アドビが提唱しているのは単なるペーパーレス化の提案ではない。紙の文書を単にデジタルで保存するのではなく、検索したり、利活用できるようにするのが真のデジタル化の価値だという。

デジタル化で現場の疲弊を減らすには?

 過去、さまざまなマーケティングの要職に就いてきた秋田氏自身も、Acrobat DCがもたらすデジタル化の価値に気がついた一人だ。「マーケティング活動においては、店頭のPOP、冊子やカタログ、お客様向けのニュースレターなど制作物が多岐に渡ります。でも、サービスや価格が変わる際には、これらの制作物の内容をもれなく変更しなければなりません」(秋田氏)。もはや人手のチェックでは不可能なほど膨大だった制作物をAcrobat DCで管理し、用語等をデータベース化したところ、担当者の漏れやミスがなくなったという。

「マーケティングや営業、バックオフィスなどあらゆる現場で、迅速さと正確さの両立が求められる時代です。そんな現場で起こっている疲弊をAcrobat DCは減らせます。会社として働き方改革と生産性向上も実現でき、従業員を幸せにできるはずです」(秋田氏)。

 働き方改革で時短が進むと、企業の競争力が落ちると考える経営者は多い。長年慣れ親しんだ紙への信頼度が高い年配もいるだろう。しかし、そんなマネジメント層から見ても、Acrobat DCの導入効果は高いという。「まずは文書のワークフローを見直すところからスタートしてほしいですね。その上で、手始めに無料のAdobe Scanを使っていただければ、デジタルのメリットが実感できると思います」と秋田氏は語る。

スキャンツールを超えたPDF作成ツール「Adobe Scan」

(提供:アドビシステムズ)

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