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柳谷智宣のkintoneマスターへの道第35回

容量無制限で使えるBoxを活用し、kintoneで管理

ビジネスクラウド「Box」とkintoneを連携させてみる

2017年12月28日 11時00分更新

文● 柳谷智宣

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サイボウズ社が提供しているウェブサービス「kintone」は、一言で言うなら「簡単に自社の業務に適したシステムを作成できるクラウドサービス」だ。業務アプリを直感的に作成できるほか、社内SNSとしての機能も備えスピーディーに情報共有ができるなど魅力が盛り沢山だ。
本連載では、そんなkintoneの導入から基本機能の紹介、そしてアプリの活用法など、ビジネスの現場で役立つ情報を取り上げていく。第35回では、ビジネスクラウド「Box」とkintoneを連携させてみる。

 企業が膨大なデータを管理する場合、ビジネスストレージサービスを導入するケースが増えている。中でも「Box」は世界中で7万5000社が利用しており、2014年に日本語版のサービスがスタートしている。容量無制限でデータを保存できるのが特徴だ。

 kintoneでも契約ユーザー数×5GBのストレージを利用でき、ファイルをアップロード・管理できる。もし、足りないなら10GBごとに月額1000円もしくは年額1万1760円で追加可能。通常の企画書や契約書のスキャンといった程度であれば、十分対応できるだろう。しかし、写真や動画などを日々大量にアップロードするような業務があるなら、やはり容量無制限で使える「Box」のようなクラウドサービスを活用したいところ。

 それでも情報はkintoneで管理したいこともあるだろう。そんな時に便利なプラグインがある。サイボウズ製品に関わる開発者たちが集まるオープンコミュニティー「cybozu developer network」 で、「Box for kintone」というプラグインが公開されている。kintoneのレコード内でBoxのファイルにアクセスできるようになり、シームレスなデータ管理が実現できるのだ。

Box for kintoneの導入方法

 「Box for kintone」を導入するには、まずはアプリの準備が必要。Box連携では「文字列(1行)」と「リンク」のフォームを利用する。ほかのフォームは任意に配置してもいい。文字列の設定で「値の重複を禁止する」にチェックし、フィールド名はそのままでもいいのだが、わかりやすく「フォルダ名」にしておこう。「リンク」のフィールド名は「Box」にして、入力値の種類は「Webサイトのアドレス」にする。

アプリの設定から「フォーム」タブを開き、文字列とリンクを追加する
文字列フィールドの設定で、「値の重複を禁止する」にチェック
リンクフィールドの設定では入力値の種類は「Webサイトのアドレス」のままにしておく

 続けて、「Box for kintone」からダウンロードしたファイルを、「kintoneシステム管理」から読み込む。その後、アプリの「設定」→「プラグイン」から「Box for kintone」を追加すれば良い。

プラグインファイルをダウンロードする。解凍する必要はない
「kintoneシステム管理」から「プラグイン」を開き「読み込む」をクリックする
ダウンロードしたファイルを指定して読み込む
アプリの設定から「プラグイン」を開く
「プラグインの追加」をクリックする
「Box for kintone」にチェックして「追加」をクリックする

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