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アドビ社員に聞いたAcrobat DCのすごい使い方 ― 第6回

教育現場の体験を踏まえた紙資料管理方法

アドビの久保さんに聞いた、Acrobat DC活用によるペーパーレス化

2017年12月22日 09時00分更新

文● アドビシステムズ

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 アドビ社員がおすすめするAdobe Acrobat DCの使いこなし術をお届けします。

 第6回は営業の久保麻子。今回は教育現場の体験を踏まえ、改めて「ペーパーレス」に焦点を当てていきます。

デジタルメディア営業統括本部 エンタープライズ営業2部 久保麻子

教育現場のペーパーレス化は遅れている

 オフィスのペーパーレス化は、業務のデジタル化と直結しており、すでに40年近い歴史を持ちます。紙をなくすことで、紙や印刷のコストを削減でき、デジタル化によって検索や管理も容易になります。また、電子データであれば劣化もなく、バックアップも容易になるため、災害対策やセキュリティー対策としても有効です。

 しかし、ペーパーレス化・デジタル化は進んでいるとは言い難いのも事実。特に教育現場のペーパーレス化は遅れているのが現状です。小中学校では大事なお知らせがすべて紙で来るがため、子供がなくしてしまって、親が目を通せないこともあります。また、紙のお知らせが溜まってしまうと、探すのも大変になり、父母や教師にも大きな負荷がかかっています。

 高校や大学においては、全学でタブレットを導入するような先進的な学校がある一方、紙の書類がほとんどという学校も数多く残っています。

シラバス、課題、申請書、とにかく紙だらけ

 今回、話を聞いた久保はアドビで営業を担当しながら、夜間・週末で大学院に通っています。そんな久保が通う大学では、あらゆる場面で紙が多くて驚いたと話します。

 「入学の手続きや授業日程、行事の案内など重要なお知らせも全部が紙で来るので、溜まると探すのが大変です。もちろん、入学の時も保証人の印鑑が必要です。たまたま私は出張があったので、途中下車して実家に寄ることができましたが、遠隔地であれば郵送でやりとりしなければなりません」

 久保の通う大学は、授業でもさまざまな資料が紙のままです。シラバスや課題などもその場で配布されるか、事務局に取りに行く必要があります。課題の提出はメールでできる場合でも、配布資料を全員分、紙で用意することもあるとのこと。また、生徒同士のセミナーで教室を予約するときも、紙の申請書に教授の印鑑が必要で、事務局に直接提出する必要があるそうです。

 「企業のIT戦略を討論するような授業でも資料がそもそも紙なんです(笑)。でも、紙で配られた授業日程を忘れたり、紛失してしまって、必須の授業が受けられなかったという事故も実際に起こっています。学生だけではなく、教授も事務局も困っているはずなのに、現状では誰も異議を唱えないのがちょっと辛いです」

Adobe Scanで紙の資料を取り込んで管理

 そのため、久保はこうした大量の紙の資料をAdobe Scanで取り込み、PDFで管理しています。Adobe Scanは無料で使える上、スキャン画像を自動補正し、OCRまでかけてくれるため、精度の高いデジタル化が可能になります。

 「やはりデジタルを売る身としては、紙の資料を袋に詰めて、お客様先にまで持ち歩きたくないのです(笑)。Adobe Scanで写真を撮ると、自動的にOCRをかけてくれるので、文字検索が可能になります。科目や授業名をコピペして調べると、授業の前に担当の教授の論文や書籍を簡単に調べることができます。論文もスキャンしてOCRをかけておくと、参照すべき論文を数珠つなぎで引っ張り出せるので便利です」

 いったんPDFとして取り込んでしまえば、Document Cloudのストレージや各種クラウドサービスと連携できます。家のPC、スマホ、Kindleのようなさまざまな端末を使って、いつでも、どこでも、どんな端末でも授業の資料をチェックできます。もちろん、Acrobat DCを活用すれば、複数のPDFを冊子のようにまとめることも可能です。

 「社会人と学生の掛け持ちはタイムマネジメントが命。定時で退社して、大学で授業を受け、家に帰って仕事のメールのやりとり。次の日は朝早く起きて、出社前に課題をやるみたいな生活になるので、授業の資料をPDF化しておくことで、空き時間を有効に活用できています」

 教育現場のIT化は、端末やネットワークの方に目が行きがちで、ペーパーレス化はまだまだこれから。そんな環境に悩みを抱えている学生は、まずは無料のAdobe Scanでペーパーレス化にチャレンジしてはいかがでしょうか?

※本ページの内容は2017年12月14日更新のAdobe Document Cloud Blogの転載です。

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