2000万人が利用するToDo管理サービス「Trello」でタスクをスマートに管理するワザ

2017年10月07日 10時00分更新

文● 柳谷智宣

　多忙なビジネスパーソンが抱えているToDoはすごい数になる。管理する方法によって大きく効率が異なるし、ミスの発生率も変わってくる。ToDoの管理アプリ・サービスは多々あるが、今回は人気急上昇中の「Trello」を使った活用法をご紹介する。全世界で2000万人以上が使っているサービスで、通常プランであれば無料で利用できる。

カンバン方式のGTDツールで効率的にタスクを管理する

ToDoをカード登録して
ドラッグ＆ドロップでステータスを管理

　「Trello」はToDoリストをカードで管理するタイプのウェブサービスだ。2011年、Fog Creek Softwareで開発され、2014年に分社化した。そして、今年1月にはオースラリアのソフトウェア会社Atlassianが4億2500万ドルで買収している。基本は無料で利用でき、「Business Class」（月額9.99ドル）や「Enterprise」（20.83ドル以下）といったプランが用意されている。無料プランでは、連携機能が少なかったり、添付ファイルが最大10MBまでという制限があるが、普通の使い方であれば問題ない。特に個人で使うのであれば、無料プランでも十分だ。まずはメールアドレスとパスワードを入力してアカウントを作成しよう。

Trello（iOS版）
Trello（Android版）

作者：Trello, Inc.
価格：無料（アプリ内課金あり）

※アイコンの横の文字をクリックで、ダウンロードサイトにアクセスします。

「Trello」のウェブサイトから「アカウントを作成」をクリックする

名前とメアド、パスワードを入力する

メールでURLが送られてくるので認証する

　「Trello」を開くと、最初に「ボード」を作成する。その中に「リスト」を用意し、その中に「カード」を作成して管理するのだ。ToDoは「カード」、作業中/完了といったステータスは「リスト」、ビジネス/プライベートやプロジェクトは「ボード」のように使い分ける。

　ボードやカードはいくらでも追加できる。まずは思いついた項目をすべて書き出していこう。プロジェクトが進んで、ToDoのステータスが変わったら、そのカードをドラッグ＆ドロップすればいい。どんどん右側に動かしていき、「完了」まで移動すれば終了だ

　リストは自由に作成できる。初期設定では「ToDo/作業中/完了」の3つが入っていたが、着手したら動かすリストを追加したり、チェックするフローを入れることもできる。

新しくボードを作成する。ここでは飲食店をオープンするプロジェクトを作ってみる

ボードの管理画面が開いた

カードに思いつく限りのToDoを書き出す

リストを追加したり位置を入れ替えたりできる

ステータスが変わったToDoを右に移動させる

すべてのカードを「完了」まで動かすように作業すればいい

　なお、作成したボードを削除するのはわかりにくいうえに、手間がかかる。まずはボードメニューを表示して「もっと見る」をクリック。「ボードをアーカイブ」をクリックして「アーカイブをクリック」。するとボードがアーカイブされ、メニューが表示されるので「ボードを完全に削除」をクリックし、確認画面で「削除」をクリックすればいい。

ボードメニューの「もっと見る」→「ボードをアーカイブ」をクリック

「ボードを完全に削除」をクリックし、確認画面で「削除」をクリック

ボードを削除できた

カードに登録したToDoを細かく管理する

　カードとして登録するToDoは、最低タスク名だけ付けておけばいい。前述のようにそれだけでもToDo管理が可能だ。しかし、そんなシンプルなToDoだけとは限らない。例えば、「クラウドファンディングに出品する」というToDoであれば、締め切りはあるし、付随する細かい作業も多数発生する。

　カードをクリックすると、タスクの詳細画面が開く。「追加」→「期限」をクリックするとそのタスクの締め切りを追加できる。「ラベル」をクリックすると、タスクに色を付けられる。例えば、ネット系は青色、物件系はオレンジ、人材は赤色というように分類するとわかりやすくなるだろう。他には、タスクの詳細説明を入力することもできる。