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IT活用でワークスタイルを変革する!!第5回

作業効率と成果をあげるテレワークの要

VersaPro UltraLite タイプVGとクラウドサービスが柔軟な働き方を支える

2017年09月13日 11時00分更新

文● 飯島範久 編集●ASCII

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テレワークのうちの1つ在宅勤務は社内(上司)の評価が気になる

 そんな働き方改革を実現可能にするテレワークも、導入するにはいくつかのハードルがある。その中の1つが、在宅勤務者の活動が見えにくい点だ。これは管理する上司からも言えるが、部下である社員側も在宅勤務だとキチンと働いていないのではと思われるのが嫌だという意見もある。これまでにない働き方に対して、人事制度の改革整備も必要だ。

 NECは、VersaPro UltraLite タイプVGというハードウェアとともに、「働き方見える化サービス」というソリューションを提供している。このサービスは、出社と退社をタイムカードで担ってきたものをクラウド化し、社員の勤務形態の申告や作業報告、勤務時間の管理などクラウド上でできるソリューションだ。PCからはもちろん、スマートフォンからも報告できるので、在宅勤務や客先訪問など社外からでも申請、承認が行なえる。

 社員は、ユーザー登録されたサービスへWebブラウザからログオンする。朝仕事を開始するときは、まずオフィス勤務なのか直行直帰なのか、在宅勤務なのかといった勤務形態を選択。また、業務予定を登録することで、どんな作業をするのか、進捗状況とともに確認できるようになっている。これらに対して、上司は確認し承認することができる。部下が登録すると、メールで通知がくるので毎朝ずっと監視している必要はない。

↑クラウドサービスなのでPCならWebブラウザでアクセス可能。朝仕事を始める前に、勤務形態と作業内容を登録し、「開始」をクリックすることで、タイムカードの代わりになる。

 そして、勤務開始のクリックをすると、指定されている1日の勤務時間をもとに、残り時間が表示される。昼食などの休憩時は休憩ボタンを押すことで、その間は残り時間は減らないようになっている。休憩は2時間ごとに取るように促され、勤務終了時は終了ボタンをクリックし、勤務実績の報告をする。その際、たとえば休憩時間にボタンを押し忘れたなど、訂正理由とともに時間を修正することも可能だ。

↑承認者(上司)には、部下が勤務形態や業務開始を申請するとメールが届き、内容を確認・承認できる。自動承認を設定することも可能だ。

 このサービスを利用する際は、PCにクライアントソフトをインストールする。このソフトを通じて、PCの動作状況を勤務管理として記録する。勤務開始から終了まで青い帯で表示され、休憩は水色の帯で表示。その下にSkype for Businessのプレゼンス情報(退席や連絡可能、会議中など)を取得し、それらも色分けして反映される。また、PCが操作されているか否かの状態を青い線や点で表示される。このように、PCの利用状況も反映することで、自己申告に加えて休憩の打刻忘れや残業時間も把握でき、上司はそれらを総合的に判断して部下の勤務状況、進捗状況が確認できる。システム管理者は登録された申告時間をCSVファイルとして保存可能で、勤怠システムに取り込んで利用することもできる。

※「働き方見える化サービス」には含まれていません。別途ご購入の上、PCへのインストールが必要です。

↑自己申告の出勤と退勤、休憩だけでなく、PCが稼働しているかどうかの状態も反映される。これにより、勤務中にPCが使われていない時間や、退勤後にPCが操作されていて残業していたのではないか、といったことも把握できる。

 こうしたソリューションの導入で、社員は自宅で働いていないのではないかと思われることを払拭でき、上司は勤務状態を把握するとともに、業務日報で進捗状況も確認できるので、仕事の進め方をどうするか指示することも可能。「働き方が見える」ことで、上司も社員も仕事を進めやすくなるはずだ。

 このサービスは、今後さらに機能が追加される予定だ。たとえば、顔認証の情報をログに残せ、本人が使用していることも確認できるようになる。また、より細かなPCの利用状況もログに取れるようになり、勤務状況の把握も可能となる。

 VersaPro UltraLite タイプVGと「働き方見える化サービス」、さらに顔認証という組み合わせは、テレワークを進める上で強い味方になるはず。1つのメーカーでハードウェアとソリューションが揃うので、働き方改革を進めやすくなる。まだテレワーク導入に悩んでいるなら、これらの導入をオススメする。

(提供:NEC)

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