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柳谷智宣のkintoneマスターへの道第9回

kintoneのアプリで効率よく日報を付ける

メールで業務報告は非効率! 超簡単な「日報」アプリを使い倒そう

2017年06月29日 11時00分更新

文● 柳谷智宣

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サイボウズ社が提供しているウェブサービス「kintone」は、一言で言うなら「簡単に自社の業務に適したシステムを作成できるクラウドサービス」だ。業務アプリを直感的に作成できるほか、社内SNSとしての機能も備えスピーディーに情報共有ができるなど魅力が盛り沢山だ。
本連載では、そんなkintoneの導入から基本機能の紹介、そしてアプリの活用法など、ビジネスの現場で役立つ情報を取り上げていく。第9回では、kintoneの超簡単な「日報」アプリを使い倒してみる。

kintoneで効率よく日報を書く

 どの会社も業務日報に類するものを付けていると思うが、適当に運用するとコストパフォーマンスが見合わない。たとえば、業務終了後に1時間かけて書類を作成し、上司にメールなどで提出する場合を考えてみよう。

 9~19時勤務だとしても、給料の約1割を日報の作成に割いていることになる。さらに上司に提出するスタイルだと、上司から部下への指導しかできず、非効率極まりない。日報の作成時間は短縮すべきだし、業務終了後ではなく、喫茶店で休んでいるときや電車の移動時間などにちょっとずつでも作成できると効率がよくなる。直帰できるようになれば、無駄な残業も減らせる。上司だけではなく、全体で閲覧できるようになれば、ナレッジも共有できる。

 そこで活躍するのがkintoneの「日報」アプリ。「第4回 kintoneの業務システムを1分で使えるようにするには」で紹介したように、アプリストアから「日報」をインストールすれば1分で使えるようになる。

「kintoneアプリストア」から「日報」を開く
「このアプリを追加」をクリックし、確認ダイアログで「追加」をクリックする
アプリを開いたら「+」をクリックする
日付や作成者は自動で入力されるので、部署をプルダウンメニューから選択する
業務内容や目標達成度、所感などを入力して「保存」をクリックする
k09
もちろんスマホのkintoneアプリからも手軽に入力できる

 投稿された日報は、すぐに上司やグループ内のユーザーが閲覧できるようになる。そして、右側のコメント欄に自由に感想や指示などを入力できる。日報を書くのは面倒だが、見てもらえているという手応えがあれば、前日と同じ文面をコピーするといったことも防げる。その際、「@」で指定すれば、宛先のユーザーに通知が届くようになる。

「レコードの詳細を表示する」をクリックする
内容を読んだらコメントを残そう。@で宛先を指定すると、通知が届くのでオススメ
コメントが書き込まれると、日報をきちんと書こうという気になる

 もちろん、日報アプリも自由にカスタマイズできる。自社の用途で添付ファイルは不要とか、所感だけでなく明日の予定も入れてほしいということがあるだろう。そんな時は、「第5回 kintoneで作成したアプリを業務に合わせてカスタマイズする」で紹介したように、「アプリの設定」から「フォーム」タブを開き、カスタマイズすればいい。

不要なフォームの歯車アイコンをクリックして削除をクリックする
左側から「文字列(複数行)」をドラッグ&ドロップして配置する
フォームのサイズを調整し、「フォームを保存」する
「アプリを更新」で反映させれば、すぐに利用できるようになる

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