Officeで始める快適Mac生活 第20回

Excel で編集可能な表を Word 文書に埋め込むワザ

挿入可能なリンクオブジェクトの例

　では、実際に、Wordにリンクオブジェクトを組み込んでみよう。リンクオブジェクトは、メニューバーの［挿入］にある［オブジェクト］から行なう。オブジェクトのメニューには、挿入可能な項目が一覧で並ぶ。ここでは、［Excelシート］を選択してみよう。

メニューバーの［挿入］→［オブジェクト］をクリックすると、「オブジェクトの挿入」画面が開く。ここから挿入したい項目を選択し［OK］を押す

　すると、Excelが起動するはずだ。Excelで表を作成すると、1文字編集するたびに、Word側もリアルタイムに更新される。画面を2つ並べると、そのようすがわかるはずだ。作成した表はWordで［表のスタイル］などを指定することはできない。罫線や色付けなどを行なって、表の見栄えを整えるといった場合にはExcel側の機能を使う必要がある。

Excelシートのリンクオブジェクトを挿入すると、別のウィンドウでExcelが開く。編集するとWord側の画面もリアルタイムに更新される

　リンクオブジェクトを使った表の作成で気をつけたいのは、紙のサイズと表の大きさの関係だ。Excelを使うと多数の項目がある表の作成も容易になるので、ついつい広いシートになってしまいがち。これに対して、Wordは基本的に紙の横幅に収めるようレイアウトをする必要がある。Excelで列数の多い表を作ると、1枚に収まりきれなくなってしまうこともある。これを防ぐには、編集中、こまめにWordでの表示を確認するようにしよう。また、リンクオブジェクトは画像と同様の扱いのオブジェクトとして挿入されるため、柔軟に拡大縮小が可能。小さい表を大きくするときは、オブジェクトの隅に表示されているハンドルをドラッグするといい。

リンクオブジェクトは、隅に表示されるハンドルをドラッグすることで、自由に拡大/縮小ができる

　表の作成を終えたら、Excelをそのまま閉じる。WordとExcelのアプリを並行して利用するため、一見すると2つのファイルを用いて作業しているように思えるが、データはWordドキュメント内のみに保存される。そのため、Excel側は新規保存するという手間は不要だ。もちろん再度データを編集するときは、Word内に表示されている表をクリックすればいい。

リンクオブジェクトを挿入した際に開くExcelは、閉じてもWord内に内容が保持されているので大丈夫だ。再編集するときは、リンクオブジェクトをダブルクリックするか、右クリックして［ワークシートオブジェクト］→［編集］を選択するといい

　リンクオブジェクトはWordだけでなく、ExcelやPowerPointでも利用することができる。たとえば、PowerPointのスライドにExcelの表を貼り付けたり、数式を書き込んだりといった操作ができるようになる。レポートなどの作成だけでなく、プレゼン資料の編集といった際にも役立つ機能なので、ぜひとも覚えておこう。

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• Officeで始める快適Mac生活（マイクロソフト）