サイボウズの「グループウェアの教科書」は、失敗しないグループウェア導入を実現するために最適な導入ガイドだ。そんなグループウェアの教科書で学ぶのは、過去にグループウェアの導入を失敗しちゃった人たちだ。
「教科書なんて役に立つのー？」と怪訝そうな3人。「もちろんですよー！」とさわやかな笑顔の浜本先生
登場人物
浜本先生 「グループウェアの教科書」を片手に、グループウェアのメリットや導入効果を解説してくれる伝道師。今回は「グループウェアの導入に失敗しちゃった人たち」に、気づきの多い授業を展開しようと意気込んでいる。
新人・西牧 社会人経験数年の素人サラリーマン。「会社のグループウェアが使いにくすぎる」と言ったら、「じゃあ、お前が決めろ」と言われ、導入をムチャブリされている。過去にエンドユーザーだったので、その気持ちが分かるが、なにしろ知識が手探り。
中堅・和田 総務部と情シスの兼任で、つねにバタバタしている。Webグループウェアを導入しているが、運用負荷が重く、セキュリティ面の課題があるため、すでに利用頻度が下がっている。ハードウェアの入れ替えを機に、運用負荷の低そうなクラウドに移行したい。
ベテラン・大谷 不思議な大阪弁で時代錯誤発言を繰り返すベテラン情シス。長年に渡って、クライアント／サーバー型のグループウェアを保守切れの現在まで使っているが、そろそろハードウェアが限界。グループウェアの入れ替えを検討しているが、なにしろ知識が古いので、選び方から学ばないと……。
サイボウズの「グループウェアの教科書」は、グループウェアの導入を検討する情シス担当者に最適ないわば導入ガイド。読めばわかるとおり、サイボウズ製品の紹介よりも、グループウェアの導入を成功させるために必要な検討事項に力点が置かれており、情シス担当者にオススメ。PDF版が無料でダウンロードできるほか、紙の冊子版、紹介動画も用意されている。
サイボウズの「グループウェアの教科書」。紙版だけじゃなく、PDFや動画も用意されていますよ（浜本先生）
グループウェアでもう失敗したくない！
情シスメンバー3人の思い
さて、今回はこのグループウェアの教科書を使った授業を見学することにした。先生はマーケティングの立場で日々グループウェアの啓蒙活動にいそしむサイボウズの浜本さん。そして、生徒となるのは、今までグループウェアでさまざまな失敗をしてきた新人、中堅、ベテランの情シス担当者である。
「さて、さっそくグループウェアの授業を始めましょう！」（浜本先生）
浜本先生：さて、さっそくグループウェアの授業を始めましょう！ では、まずは自己紹介と今回この授業に参加した理由を教えてください！
新人・西牧：はい。大学卒業して、小さなゲームソフト会社で働いていたんですけど、そこで使っていたWebスケジューラーが使いにくかったんです。で、会議で「使いにくい」って言ったら、だったら「お前がいいの探してこい」って社長に言われて。もともとユーザーの立場で、今も情シスではないんです。当然、知識がないので、ここに来ました。
浜本先生：なるほど。スケジューラーというと、各人の予定をWebブラウザから見られるというやつですね。
新人・西牧：そうです。ただ、人数が増えてくると、他の人の予定が自分のカレンダーにどんどん表示されちゃうんで、うっとおしくて、結局オフにしちゃうんです。使い勝手とか、メニューもある日いきなり変わっちゃうし。これだったら、会社でちゃんとしたグループウェアを入れたほうがいいんじゃないかなと思って。
「使いにくかったり、使い勝手が変わったりで、結局、お前が選べと」（新人・西牧）
浜本先生：なるほど。えーっと、和田さんの会社は、すでにグループウェアを導入しているんですよね。
中堅・和田：そうです。中堅の医薬品メーカーで兼任情シスやっています。数年前からオンプレミスでWebグループウェアを導入しているんですけど、正直、あまり使われていません。機能重視で選んだのですけど、現場の人があまり使ってくれないんです。
浜本先生：導入したけど、うまく活用できないという企業は多いですね。
中堅・和田：あと、うちはPCやIT関連は現場にはなるべく任せず、情シスが全部やれと言うスタンスなので、運用管理がものすごく大変です。部署異動の時期は、設定変更の依頼がバンバン飛んできますし、サーバー障害の対応やバックアップの手間、セキュリティ面の心配とか、いろいろあります。安心・安全でしかも運用負荷を減らせるクラウド型のサービスがいいのですが、もう失敗したくないので、きちんと勉強することにしました。
浜本先生：であれば、今回の授業は参考になりますよ。最後の大谷さんも古くからグループウェアを導入していて、保守を機にリプレースしたいとか。
ベテラン・大谷：大手製造業の情シスを担当しています。長らく専用クライアントのグループウェアを使っていたのですが、さすがに保守切れで……。OSのサポートも切れてしまうんで、久しぶりにグループウェアの導入を検討してるんですわ。でも、業者さんに聞いたら、数年前に名前が挙がった製品がずいぶんなくなってしまって……。
「専用クライアントのグループウェアが保守切れで困ってるんですわー」（ベテラン・大谷）
浜本先生：（いつの時代の話かしら……）。
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