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柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 ― 第161回

ビジネス版の「LINE」!? 「ChatWork」を活用するワザ

2014年04月10日 12時00分更新

文● 柳谷智宣

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 プライベートでのコミュニケーションで大人気の「LINE」だが、ビジネスやプロジェクトを進めるためのツールとしては使いにくかったり、足りないところがある。そんな時にオススメなのが「ChatWork」。複数ユーザーで情報を共有するための新しい形のグループウェアだ。今回はビジネス版「LINE」とも言える「ChatWork」を情報共有に活用するワザを紹介しよう。

PCでもスマホでも利用できる「ChatWork」でスマートに情報共有しよう

チャットベースのグループウェア「ChatWork」

 複数の人たちで何らかの作業を行なうとき、どのように情報を共有しているだろうか。メールが一番手軽だが、同報やCCにユーザーを入れ忘れたり、話題が散逸してしまいがち。利用するデバイスによっては、すべてのメールを閲覧できず、話題の流れを追うことも困難だ。Facebookメッセージだと利用していない人がいるし、「いいね!」などの操作でメッセージの順番が変わってしまう。LINEだとプライベートのメッセージに埋もれてしまうし、端末が変わるとそれまでのやりとりがなくなってしまう。そもそも、SNSだと間違った相手に返信してしまう誤爆も怖い。

 そこで、オススメなのがグループウェアだ。無料で利用できるグループウェアはいくつかあるが、今注目されているのがChatWorkだ。チャットをメインにしたグループウェアで、無料でも14個までのグループチャットが可能。通常、プロジェクトを15個以上同時進行させることはないだろうから、そうそう不足することはない。

 まずは、アカウントを作成。メールアドレスさえあれば、誰でも無料で作成できる。電話番号での認証なども不要だ。ログインしたら、まずは情報を共有する人のメールアドレスからコンタクトを追加しよう。Facebookアカウントと連携し、ChatWorkを使っている友人を自動的に追加する設定を有効にすれば、ボーナス特典がもらえる。コンタクト人数が最大40人から無制限に、ストレージ容量も50MBから500MBになる。本格的に利用するならぜひ有効にしておきたい。もちろん、ChatWorkを使っていない人には迷惑なメッセージなどは送られないので、安心していい。

チャットワーク - iPhone/iPad版 App
価格無料 作者ChatWork Inc.
バージョン3.1.0 ファイル容量10.6 MB
カテゴリー仕事効率化 評価(3)
対応デバイス全機種 対応OSiOS 6.0以降
アプリを起動し、「アカウントの新規登録」からメールアドレスや名前などを登録する
「ChatWork」のホームページからアカウントを登録することも可能
メールアドレスを入力し、「コンタクトを追加」をタップする相手がコンタクトの追加を承認すると、リストに表示される
Facebookの連携機能を有効にしてボーナス特典をもらうなら、ブラウザから「ChatWork」にログインし、「動作設定」→「ログイン設定」→「友達追加設定」をクリックする

チャットのデータはクラウドに保存される

 ChatWorkのデータはクラウドに保存される。LINEのように、端末上に保存されているわけではないのが特長。例えば、会社やサークルを辞めた時に、チャットからアカウントを削除するだけで、そのユーザーは情報にアクセスできなくなる。それまでやりとりしていた情報が見られなくなるので、情報の漏洩を防止できるのだ。

 無料アカウントでもグループチャットは14個まで作成可能。同じプロジェクトで複数のグループチャットを作ることも可能だ。例えば、全員が参加するグループのほかに、運営方法を議論する幹部だけのグループや、取引先も含んだ情報伝達用のグループなどを併用できる。アクセス権限も設定できるので、関係者を適切に絡められるのが便利だ。

 チャットはテキストだけでなく、ファイルを添付することも可能。画像やPDFをはじめ、端末で表示できるファイル形式なら、プレビューできる。

「チャット」タブで+をタップするプロジェクト名や概要を入力し、「作成」をタップするグループチャットに参加するメンバーを指定する。ユーザーはメンバーやルーム名、概要を変更できる管理者と、投稿だけができるメンバー、読むことのみができる「閲覧のみ」の3種類に分けられている
ユーザーを追加して権限を設定したら「決定」をタップするチャットが作成されたので、タップするチャットの画面。右下の書き込みアイコンをタップする
文章を入力し「送信」をタップすれば投稿できる。絵文字も入力可能メッセージが投稿された画像などのファイルを投稿することもできる
リンクをタップするとプレビュー画面が開く。大きな画像だと、画面にフィットするように表示できないのがネックきちんと画像を確認するなら、右上のアイコンから端末に保存しよう↑アイコンをタップして、写真や動画、音声を投稿したり、ビデオ通話を開始できる
自分がアップロードした画像はサムネイルが表示される「TO」をタップすると、特定のユーザーに呼びかけられる呼びかけられた投稿は色が付いて目立つ。とはいえ、ほかの全員に見えてはいる
既存の投稿をタップするとメニューが開き、引用したり、タスクに追加したりできる。自分の投稿の場合は、編集や削除が可能だ

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