Officeで始める快適Mac生活 第8回

スケジュール管理もできるOutlookを使って多数のメールを捌く

Windows版とほぼ同じインターフェースで、便利な機能が使える

メールを見ながら予定を追加するには、［ホーム］タブの［新規］をクリックして［予定］を選択。予定の新規作成画面が別ウィンドウで開くのでメールを見ながら予定を記入できる

　入力した予定は月間、週間など多角的にできる。次の納期を確認する、といったときに役立つのがリスト ビューだ。先々の予定をコンパクトに表示することができるため、印刷して手帳に挟んでおけば、いつでもスケジュールの確認が可能。

メニューバーの［表示］から［リスト］を選択。画面がリスト表示に変わるので、この状態で印刷。すると、予定をコンパクトに持ち歩くことができる

　スケジュール変更が生じた場合はメモしておき、帰社後に入力しなおす、という運用形態もいいだろう。もし、時間が変更したといった場合は、項目をドラッグすることで即座に反映可能だ。

追加した予定は［カレンダー］をクリックすることで確認可能。日時の変更は予定の項目をドラッグすればいい

　ひとつの業務を遂行するには、いくつかの細かな仕事をこなしていかなければならないこともある。必要部材の発注、見積書の作成、担当者への指示など、それぞれの業務にも期日がある場合も。そうした細々とした業務の管理は「タスク」機能を使うのが手っ取り早い。タスクのいいところは、日付や時刻を厳密に決めなくとも、「今日中に」「来週まで」といった期日を指定できる部分にある。さらに、Outlook for Mac 2011には、メールに直接期限を設定して、タスクに登録するという機能がついている。また、タスクは受信トレイのメールだけでなく、自分が送信したメールにも設定することができる。部下に割り振った仕事を把握するといった活用が可能なので、覚えておこう。

タスクを指定したいメールを右クリックして［フラグの設定］から期日を選択。入力不要で手早く登録可能

　登録した内容は［タスク］をクリックすることで確認できる。期日が近いものから順番に並ぶので、ここを見るだけで、今やるべきことはなにかを見極められるはずだ。ここで終了したタスクにはチェックを付ける、というクセをつけておくことをおすすめする。未着手の仕事を把握できるだけでなく、仕事を片付けていく達成感が次のモチベーションにつながるからだ。

左下の［タスク］をクリックすると、期限が近いものから順にリストアップされる。終えた仕事はチェックボックスをオンにすることで「完了」のステータスに変わる

　また、タスクにはそれぞれに重要度を指定することができる。期日が遠くても、重要度の高い仕事などは「高」設定しておくといい。逆に、私用などそれほど重要ではないことは「低」を設定する。こうすることで、あとから重要度に応じてソートするなど、多角的にタスクを管理できるようになる。

タスクを選択して［ホーム］タブの［重要度：高］をクリックすると、項目に「！」マークが表示されるようになる。重要度でソートする場合は［！］カラムをクリックする

　すでにお気づきかもしれないが、Office for Mac 2011のOutlookは、Windows版とほぼ同じインターフェースを採用している。Windows版はすでに定番のメール＆スケジュール管理ツールとして、ビジネスでも広く利用されていることもある。職場ではWindows版を使っている、という方には、自宅のMacでも使い慣れたインターフェイスが使えるのは魅力。また、Outlook for Mac 2011は、Windows版のOutlook 2013のデータを読み込むことができるのも見逃せない。Macをビジネスツールとして利用しているユーザーの即戦力として、きっと役に立つはずだ。

■関連サイト

• Officeで始める快適Mac生活（マイクロソフト）