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ASCII.jpと読者で作る!ビジネスメールのデファクト・ルール!2013年度版 ― 第5回

なぜGmailが便利なのか、ビジネスで使うメリット

2013年08月07日 11時00分更新

文● 岡安 学

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なぜGmailが便利なのか、Googleマスターに取材!

フリーメールとしてでなくメインメールとしても使えるGmail

 スマートフォンユーザーには、キャリアメール以上に重要な存在となっているGmail。もはや数あるフリーメールのひとつではなく、もはや必須のメールサービスだ。なぜ、Gmailがこれだけ重宝されているのか、愛されているのかを考えてみたい。

 さらに、これまでのメールサービスやメールクライアントでは、難しかった機能や操作などの不満点を元に、Gmailを使うことで解決できるかどうかをグーグルのGmailの担当者・緒方さんにお話を聞いてきた。

タブでカテゴリーごとにメールが分類される

 Gmailは、先日リニューアルし、タブ方式が採用されるなど機能も一新されている。これまでに使えた機能も含めて、どんな機能があって、どんな風に便利になるのかもまるわかりだ。

検索やスレッド化を利用する

 まずは、アンケートの内容から、いくつかメールについての問題点をもう一度おさらいしてみよう。第3回のテーマである「サブジェクト」に関する問題で返信メールがすべてre:がついて同じタイトルになってしまい、内容がよくわからなくなってしまう。引用を使っていれば最新のメールだけ読めば、内容の確認はできるのだが、Gmailを使った場合はどうなっているのだろうか。緒方さんに伺ったところサブジェクトが同じにする方が利点があると言うのだ。

メールタイトルを変えなければ、一連のメールはスレッドでまとまり行方不明になりにくい

 「Gmailでは、Re:で括られた同じサブジェクトはすべてひとつのスレッドにまとめられ ます」と緒方さん。過去のメールを遡って探すときも、まとめられているので探しやすい。さらに、検索機能を使えば、まとめられたスレッド自体を探すのも用意。さすがは検索サイトが提供しているサービスだ。

 また、メールの検索性を高める手段としてフォルダ分けがあるが、いちいちフォルダを作って、移動するのは結構面倒。Gmailの最新の機能のタブ方式であれば、面倒がない。メイン、ソーシャル、プロモーション、新着、フォーラムの5つのみだ。「一度来たメールをどのフォルダに振り分けるか決めておけば、その後に同じアドレスから来るメールは自動的に振り分けたフォルダに保存されます」(緒方さん)。おおまかに仕事やプライベートなどを分けられるので便利だ。

 さらに細かくメールを分けたい場合は、スターを使うのが便利。重要なメールのみスターを付けておけば、スター付きフォルダを覗くだけで、優先順位の確認もできる。

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