もしもツンデレ女子高生がBDを使うことになったら 最終回

本や書類をらくらくデジタル化

ツンデレBDついに最終回！身の回りの書類をデータ化しよう

書類をスキャンしてデータ化しよう

●書類をらくらくスキャン

「燃え尽きたぜ……真っ白にな……」
「仕事を始める前に灰にならないでください」

　だってテストが終わったの、つい数時間前なのよ！　……ね、眠い……。

「葵さんが力尽きる前にさくさく進めましょう。さて、この本棚にぎっしりの書類をスキャンしてデジタル化しないといけないのですが」
「ねえ、書類のデータ化って写真を取り込むのに使ったスキャナじゃ駄目なの？」

フラットヘッドスキャナーの例

「フラットヘッドスキャナですね。写真やフィルムのほか、もちろんこれで書類をスキャンすることも可能です」
「じゃあ前と同じ……」
「ただ、フラットヘッドスキャナは一枚ずつ紙を挟んでスキャンする必要があります。……あの数千枚はありそうな書類、一枚ずつ入れ替えますか？」 「うっ」

「写真だとそれも仕方ないのですが、書類、というより薄い紙の場合はもうちょっと楽に作業できるスキャナがあります」

モバイル型ドキュメントスキャナーの例

「フラットヘッドスキャナのように丸ごと挟むのではなく、ローラーで紙を移動させながらスキャンするタイプです。これだと置き場所にも困りません」
「おおお、小さいわ！」
「またこのスキャナは、小型ながら自動紙送り装置（オートドキュメントフィーダ）を搭載しています。10枚程度の紙なら一度にセットできますよ」
「……機械が一枚ずつ紙をめくってスキャンしてくれるってこと？」
「そうですね。また新型のドキュメントスキャナは両面スキャンにも対応しています」

「こうしたモバイル型のドキュメントスキャナは日常利用に便利ですが、あまりにスキャンする書類が多い場合はこんなスキャナもあります」

ドキュメントスキャナーの例

「これもドキュメントスキャナで、一度に100枚以上セットできるものです。ただプリンタくらいの大きさがあるので、どちらがより便利かは場合によりますが。
　あと、この型のドキュメントスキャナにはひとつ大きな使い道があるのですが……それは後でご説明します」

●書類はきちんと扱いやすく

「スキャン自体はそう難しくありません。紙をセットしてボタンを押してください」
「あんた、いきなり説明が雑になったわよ？」
「注意点としては……そうですね、ローラーが一度に複数枚の紙を巻き込んでしまうことがあるので、詰め込みすぎには注意しましょう」

「スキャンが終わったら、まずは文字が読みやすいように修正します。せっかくデータ化しても、文字が潰れて読みづらくては意味がありませんから」

修正前

修正後

「確かにぐっと読みやすくなったけど、いったいどこからこの画像を持ってきたのかむしろ私が聞きたいわ」
「すみません手頃なサンプルがこのくらいだったんです……」
「え、ええと、この修正はどうやってやればいいの？」
「スキャナの付属ソフトにはこうした画像のコントラストをはっきりさせる機能がありますし、むろん専用ソフトもあります」

「さて次にPDFファイルを作成し、スキャンした何枚もの画像をひとつのファイルにまとめます」
「内容ごとに画像をフォルダ分けすればいいんじゃないの？」
「自分で読むだけならそれでも問題ないですが、ひとつに梱包したほうが、保存したり人にデータを送信するときに扱いやすいです。
　スキャナの付属ソフトにはたいてい、スキャンした画像をまとめてPDFファイルとして保存する機能も付いています。画像を指定するだけなので楽です」

スキャナーに付属する編集ソフトの例

「自分でPDFファイルを作成したい場合はAdobe AcrobatなどのPDF専用ソフトのほか、フリーソフトにも同じことができるものがあります。使い方を別途調べる必要はありますが」

●どこでも書類を有効活用！

「さて、ようやく書類のスキャンが終わりました」
「おおおお、本棚がすっかり空っぽ！」
「書類は、仕事をしていれば日々たまる一方ですし、できればこまめに整理するかデータ化するなどして減らしたいものですね」

「では次にデータ化した書類を有効活用する方法を考えてみます」
「Blu-ray Discにデータを焼けば、どこにでも持ち運べるわよね？」
「BDはデータ容量が25GB（2層で50GB）ありますので、書類を保存するには十分ですね。データのバックアップという意味でも、ディスクに焼くなどしてきちんと保管しておきましょう」
「たまにあるわよね、お役所が必要な書類を捨てちゃう事件……」
「本当に捨てたのかからしてきな臭いので、やめましょうその話は……」

「また書類をデータ化しておけば、クラウドサービスを利用して、他のパソコンやスマートフォンからすぐに呼び出すこともできます」
「あちこちから同じ書類を読めるっていうのは、データならではの話ね」
「有名かつ無料のクラウドサービスとしては、Google Drive、Dropbox、Evernoteなどがあります。
　どれもアカウントを作るだけで、自分のパソコンからデータをアップロードして利用することができます。さきほど説明したように書類をPDF化しておけば、取り回しが楽ですしたいていの端末で閲覧できます」
「このサービスを使えば、飲み会で突然イラストレーターさんに描いてもらった絵を自慢したくなっても大丈夫ってわけね！」
「妙に実感のこもった例をありがとうございます……」