7月14日、ファーストサーバはITサービスを活用した在宅勤務の動画レポート第6弾「社員への通知・通達」編を公開した。
動画レポート第6弾「社員への通知・通達」編
同社が提供する「サイボウズ Office 8 for ASP」などを使って、同社の社員が実際に在宅勤務を行なう環境を紹介するレポートで、5月26日の第1弾「出勤・退勤」編を皮切りに、順次公開されてきた。
在宅勤務の動画レポートはこれで6本が公開された
第2弾は「業務報告・指示」編で、サイボウズ Office 8 for ASPの「報告書」を利用し、在宅勤務時の業務シーン「業務報告・業務指示」を実践。同社のスタッフ（社員）は、「報告書は日報にも利用できるフォーマットになっていて、利用しやすかったです。 また、部内の他メンバーとも業務内容を共有できるので、在宅勤務中も仕事がスムーズに進むと感じました」とコメントしている。また、管理者は「指示漏れやスタッフが抱えている課題にも確実に対応できるので安心です」としている。
続いては、「決裁書申請・承認」編となり、スムーズな決済を実現させるため、書類の郵送など時間のかかるやりとりではなく、「ワークフロー（サイボウズ Office 8 for ASP）」を利用し、在宅勤務時の業務シーン「決裁書申請・承認」を実践する。
また、第4弾「スケジュール調整・共有」では、「宅勤務時に、全社員が相互にスケジュールの調整から設定までを効率的に行なうには、どこからでも予定を共有できる環境が必要です」とした上で、「スケジュール（同）」を利用し、在宅勤務時の業務シーン「スケジュール調整・共有」を実践している。
在宅勤務ではスケジュール共有のシステムが重要となる
第5弾は「ファイル共有」編として、「ファイル管理（同）と、ファーストサーバのレンタルサーバーが提供する「簡易ファイル共有」を利用して、在宅勤務時の業務シーン「ファイル共有と履歴管理」を行なう。
第5弾はファイル管理だ
そして今回公開の「社員への通知・通達」編で登場するのが、「掲示板（同）」だ。在宅勤務時は社員向けの告知や案内機会が増えるが、そのたびに全社員にメールを送っていては、手間や工数がかかってしまう。さらに、部外秘などの取扱い時にはセキュリティ面でも不安が残る。そこで、社員だけが安全に「社内お知らせ」を受取り、見落とすことなく確実に情報を共有できる環境づくりが必要になるという。
掲示板を使うことで、アクセス制限のかかった安全なやり取りが可能となり、さらに規定のフォーマットへの入力も簡単というメリットもあったとしている。また、トップページに「社員へのお知らせ」が表示されるので他の情報に埋もれることなく、重要な情報も確実に確認できると感じましたという意見も聞かれた。
同社の案内によれば、次回の動画レポートは、掲示板とレンタルサーバーの「電子会議室」との組み合わせを使った「会議」編。公開は、近日予定となっている。
