年賀状は、12月15日の年賀状受け付けから、1月7日の「松の内」までに出す必要がある。
年賀状を出し忘れた場合や、返信が遅れた場合、喪中に年賀状が届いた場合は、1月8日（寒の入り頃）から2月4日頃（立春）までに「寒中見舞い」として出す。また、喪中の方に年頭の挨拶状を送りたいという場合も、「寒中見舞い」を出すとよい。さらに2月下旬頃までであれば、「余寒見舞い」として出すことができる。
年賀はがきの表面
年賀状（年賀はがき）の裏面には、送る相手の住所氏名や肩書き、また自分の住所氏名を書く。ポイントは以下の通り。
- ○一番重要な宛名は左右中央に書く
- ○宛名は、住所よりも大きめに書く
- ○住所はできるかぎり2〜3行に収める
宛先住所は、はがき上部の郵便番号枠を目安にする。2行で収める場合は、右から2番目の枠の下から書き始め、4番目の枠辺りまでに終わるようにする。3行になる住所の場合は、右端の枠の下から書き始めるとよい。住所部分の数字は漢数字を用いて記し、「丁目」、「番地」などは「—」（ハイフン）、「の」、「ノ」を利用しても問題ない。
宛名は、左右中央かやや左より、郵便番号枠の左から2番目の下側に配置する。住所よりも大きめに書き、敬称部分が住所より下の位置で終わるようにする。また、宛名が複数の場合は、敬称を省略したりまとめたりせず、必ずそれぞれの氏名に付ける。
取引先などに送る場合は、宛先か宛名氏名の一部として社名および部署名を、氏名部分より小さめに書くとよい。社名と部署名は、1文字以上空け、長い場合は改行する。また社名は、「株式会社」を「（株）」などと略さず、正式名称を書くこと。肩書きを入れる場合は、氏名の上に小さめに書き、長い場合には社名および部署名に含める。
敬称は、年賀状では基本的に「様」を使ったほうがよい。「殿」は目下に対して使う語句で、年賀状ではあまり一般的ではない。恩師や医師に対して送る場合は、「先生」を敬称として用いてもよいことになっている。個人ではなく、企業や団体、組織、官公庁などに対して年賀状を送る場合は、例えば「ASCII.jp編集部 御中」と「御中」を敬称として用いる。
差出人の氏名と住所は、年賀はがき左下にある郵便番号枠の左右端内に収まるように書き、切手の右端のラインからはみ出ないようにすることが望ましい。また、氏名は住所よりも大きめに書くようにする。
年賀はがきの表面。宛名書きの例
年賀はがきの裏面
年賀状（年賀はがき）の裏面の基本構成は、以下のとおり。裏面が印刷済みの年賀状でも、手書きの一言を書き添えることが望ましい。
- ○新年を祝う賀詞
- ○旧年中の感謝の言葉
- ○相手の健康や幸せを願う言葉、変わらぬ愛顧／指導などを願う言葉
賀詞
賀詞は、お祝いや喜びの気持ちを表わす言葉で、年賀状以外にも利用される。1文字の漢字から、文章のようになっているものまでいくつか種類があり、年賀状に使われる賀詞としては、以下のものがある。
- ○「賀」、「寿」、「春」、「福」など
- ○「賀春」、「賀正」、「迎春」、「慶春」、「頌春」（しょうしゅん）、「新春」、
「新年」、「初春」など - ○「恭賀新禧」、「謹賀新春」、「恭賀新年」、「恭賀新歳」、
「敬頌新禧」（けいしょうしんき）、「謹賀新年」、「新春御慶」、「瑞祥新春」など - ○「明けましておめでとうございます」、「新年おめでとうございます」、
「謹んで初春のお慶びを申し上げます」、「謹んで初春の寿ぎを申し上げます」、
「謹んで新年のご祝詞を申し上げます」、「Happy New Year!」など
目上の方や業務の取引先などには、相手を敬う気持ちを表わす丁寧な語句「恭」（”うやうやしく”の意）、「謹」（”つつしんで”の意）、「頌」（しょう、人徳や功績をたたえる語句）、「敬」を含み、正式な扱いとなる四文字の賀詞を使うと、礼儀にかなったものとなる。同様に、文章形態の賀詞を記す場合も「謹んで初春のお慶びを申し上げます」のように相手を敬う気持ちを含む表現を選ぶとよい。
1〜2文字の賀詞はあくまで略式のものであるため、友人・同僚などある程度親しい方に年賀状を送る場合に留めておいたほうが無難だろう。
また、「新年おめでとうございます」や「Happy New Year!」は、目上目下にかかわらず使用できる賀詞とされている。
写真入り年賀状の扱い
近年、子供の写真など、プライベートな写真入りの年賀状を作成する例が増えている。しかし、これらはあくまで親しい方に対するもので、業務における取引先や目上の方に送るのは失礼になる。取引先と非常に親しいという場合でも、業務としての年賀状と、親しい者としての年賀状の2種類を作成するなど、配慮したほうがよいだろう。
