柳谷智宣の「真似したくなるPC活用術」 第35回

グループウェアで家族やサークルの情報を共有する技

メールで情報に関する手間とリスクを軽減する

　特定の話題に関してメールをやりとりしていると、「Re:～」のメールが大量に溜まってしまうことがよくある。それらの内容を把握するには、メールを1通ずつ開いたり、検索するなどの手間がかかる。複数のユーザーで同報送信を利用している場合、話題が分岐してしまうこともあり得る。そんな時は、グループウェアの「掲示板」を利用するといい。話題ごとにトピックを作成し、コメントとして意見を交換するのだ。

　掲示板スタイルなら話題の流れが理解しやすいので、手間が省ける。伝えたいことがあるなら、コメントに書き込む。メールのようにファイルを添付することも可能だ。話題が分岐しそうなら、その人が別のトピックを作成すればいい。書き込みがあったらメールで通知する機能もあるので、あまり利用しないような掲示板でも見逃すことがない。

特定の話題について意見の交換をするなら掲示板が便利

添付ファイルも自由に付けられる

　作成するトピックは、プロジェクトごとや取引先ごとなどなんでもいい。サークルなら、運営に関しての議論やイベントの告知に利用できる。例えば家庭で使うなら、「本日の買い物」というトピックを作り、母親が買ってきてほしい食材などを記入。それを子供や父親が確認し、購入した内容をコメントで書き込むといった使い方が考えられる。

　特定の個人宛に何かを伝えたいときには、メール機能を利用する。SNSのメッセージ機能のようなもので、グループウェア内で利用できる。電子メールのようにメーラーを使うことはできないが、グループ内での情報の伝達には十分だ。ほかのグループやプライベートで使っているメールと混ざらないので、管理の手間が少なくて済む。

グループウェアなら、メールの誤操作によるトラブルが起きにくい

　また、グループウェアを使う大きなメリットとして、情報を伝達する際の誤操作で情報の漏洩が起きにくい点も挙げておこう。多くの人が、メールの誤送信を経験したことがあると思うが、仕事の重要情報を部外者に送信してしまったら、信用ががた落ちだ。サイボウズLiveなら関係者だけが閲覧するので、情報漏洩の心配はない。掲示板でもコメントでもメールでも、安全に添付ファイルを利用できる。メールボックスの容量も気にせずに利用できるし、保存期間の制限もない。

機能は少ないが使いやすいカレンダー機能

シンプルなカレンダー機能

　イベントや個人的な予定は「カレンダー」で管理できる。シンプルな予定なら、「イベントの登録」でタイトルと時間、内容を入力すればいい。数日に渡る予定や、一定期間続いたり繰り返される予定などを入力する際は、「詳細を設定する」をクリックして設定する。操作は簡単で動作も速い。

カレンダーに登録した予定を公開できる

予定の登録と参加者への呼びかけを同時にできる

　スケジュールを指定したグループに公開することもできる。仕事の用件はすべて公開し、共有しておきたい。そうすれば、外回りに出ている間に電話がかかってきた場合、他の人がメンバーの予定を確認して帰社時間を伝えられる。上司を連れて顧客の所に行く場合、予定がカレンダーで確認できれば、空き時間を聞く手間が省ける。サークルや家族間でも、予定を共有できるメリットは多い。

メンバーの予定を一覧表示できる

　ただし、スケジューラーとしてはやや機能が少ない。重要度の設定やリマインダー機能がなく、スケジュールの公開も個別に設定する必要がある。