テキストボックス機能は、記入欄が多い申請書で役立つ
次に挑戦してみたのが、健康保険組合が提供している出産申請書への記入作業。見てもらえば分かるが、枠線に囲まれた記入欄が多数存在し、使いにくいPDF編集ソフトで作業すれば、手書き以上に時間がかかってしまうだろう。
次に全国健康保険協会が提供している、健康保険給付のための申請書をサンプルとして利用させてもらった。大きさや位置が異なる様々なテキスト入力ボックスが用意されたフォーマットであることから、この申請書を選択した
「書けまっせ!!PDF4」には、罫線で囲まれた部分を、ワンクリックするだけで数字や文字を入力する部分として自動認識するテキストボックス機能がある。この機能を使えば、これだけ書き込むボックスがあちこちに配置されているこのフォーマットでも、効率よく入力できるのではないかと考えたのだ。
その予想は見事に当たった。テキストボックスには全てのボックスを認識できる機能と、テキストを入力する部分を一つずつクリックで認識させる機能の両方があるが、この申請書にはテキストを入力しないボックスも何カ所か存在するので、入力する部分をクリックで認識させる方法をとった。
枠線に囲まれたボックス内にテキストを入力するためには、メニューの中から挿入を選択し、その中にあるテキストボックスを選択する
ツールバーから呼び出すことも可能。テキストボックスは、「クリックして自動作成」、「範囲を指定して自動作成」、「ページ全体に自動作成」の3通りが用意されている
ページ全体に自動作成を選択すると、ページ内にある全てのボックスでテキスト自動作成できるようになる
今回はテキストを入力しないボックスも多いので、クリックして自動作成を選択した
使い始めるまでは、「本当にそんなに簡単に認識してくれるのかな？」と半信半疑だったが、実際に操作してみると本当に簡単にテキストを入力するボックス部分が認識され、そこにちょうどよいサイズの数字や文字を入力できる。
この操作は、タブレットのペンを利用すれば、挿入メニューからではなく、ボタン1クリックでテキストの追記が可能となり、さらに入力効率が上がる。
数字を入力するために設けられた小さいボックスは手書きでも書き入れるのが面倒だが、この機能を使うとクリックすれば即数字を入力できるので作業がかなり楽になる。「桁割」機能を使うと、複数の数字用ボックスをまとめ、ひとつのテキストとして扱えるのでさらに便利
数字だけでなく、文字の入力も簡単。ボックスに合わせた大きさの文字になるので作業も簡単
これだけ効率よくボックスに文字、数字を記入できるのであれば、手書き以外の入力は難しいと思っていた青色申告の入力にも問題なく利用できる。数字入力が多い税務申告の入力ツールとして大きな力を発揮しそうだ。
