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効果が出やすい日報メールの大活用法

2006年08月04日 09時00分更新

とこ みゆき/サポタント株式会社

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こんにちは!とこです。
 皆さんの会社では日報を書くルールがありますか?最近は、携帯やPCから日報をメールで送ることも多くなりましたね。

 日々業務に追われているWEB業界で日報メールをうまく活用して業務上、有益な効果を上げている企業があります。

 その脅威の効果を知ったサポタントもスタッフ全員(社員、派遣社員とも)にも創業時から日報メールを書くルールにしています。

 ただし、ただ書くだけではダメ。今からお話するちょっとしたコツが必要です♪

【ちょいテク1】効果が出やすい 日報メールは1日2回が基本

 通常、日報メールといえばその日に「どんなことをしたのか」を報告するもの。つまり終業後、夜に書くものです。

 ただし、ここでご紹介したい効果が出やすい日報メールは少し違います。終業後に書くメールの他に、始業前に書く「朝礼メール」とセットにするのです。つまり各スタッフは毎日、以下の2通を書き業務報告をします。

□朝礼メール

 当日にすることを約1時間単位毎に書き出す。
 >始業前に送信する

□終礼メール

 当日したことを朝礼メールをもとに評価・報告する。
 >終業後に送信する

【ちょいテク2】具体的な数値目標も入れるように

 Web業界といえば、パソコンの前に座って仕事をすることが多いです。
 メールやネットでの調べものをしていると長時間ずっと仕事をしている錯覚に陥ることがあります。

 現に経営者の悩みを聞くと、社員を見ていると長時間仕事をしているように見られるものの結果が伴わない、という話があります。

 反対に、スタッフの声を聞くと一生懸命仕事をしているのに「遊んでいる」ように見られ、評価されにくいという悩みもあるようです。

 両者のご意見はごもっとも!
 解消の秘訣は日報メールの活用にあります。

 方法は簡単。
 朝礼&終礼メールに業務の具体的な目標数値を入れるのです。

例)Webデザイナーの場合

9:00-10:00  企画ページへのリンクバナー 4個
10:00-11:00 お中元企画ページ制作(楽天店)(1P)
11:00-12:00 商品ページ登録&制作(3P)

 朝に自分で業務内容とかかる時間を見積り、終業後にどのように出来たのかを書いてもらうだけで、
本人 > どれだけ業務を完了したかがわかり、達成感がある
上司 > どれくら仕事ができる人なのかが明確
 こうした日常業務を通じて、上司と担当の間で目標設定を具体的にして、期待する業務が時間内にできるようになれば、待遇改善もしやすいフェアな雰囲気ができあがります。

 また個人の業務目標もありますが、会社としての月次の売上目標や達成状況も日々書くようにすれば、売上に対する意識が日常的に強化され達成意欲も高まります。

【ちょいテク3】配信先は複数人か、メーリングリストへ

 通常の日報メールは、直属の上司もしくは、経営者へ送信だけの場合が多いですが、チームワークで仕事をすすめて効果をあげるためには、是非同僚にも日報メールを送るようにするルールをつくりましょう。

 複数の方へ同報メールでもいいですが、オススメは同僚や上司がメンバーになっているメーリングリストを一つつくってMLへの配信する方法です。

 一緒に仕事をするメンバーが今何をしているか、どんな時間帯でどのような業務をしているのかに触れると、仕事を頼むタイミングや、手伝ってもらうチャンスを容易に見つけられる他、業務内容で自分が知っていることを伝えるだけで相手の業務効率につながることがあります。

 もちろん、全員が同僚の日報メールを注意して読むという習慣をつけるということが大切です。

メーリングリストとは?

 インターネットメールを利用して、参加者全員に同じメールを配信するシステム。たとえば参加者のうちのひとりがメーリングリスト宛にメールを出すと、参加者全員にそのメールが配信され、だれかがそのメールに返事を出すと、そのメールも参加者全員に配信される。特定の趣味などをテーマにしたもの、さまざまな研究などをテーマにしたものによく利用されている。(出典:アスキーデジタル用語辞典:http://yougo.ascii.jp/

今日からはじめられる「To do」

 周りのスタッフと一緒に日報メールを朝と夜に送信してみてください。
 朝礼メールと終礼メールのサンプルを書きますのでご参考にしてくださいね。

例)朝礼メール

【件名:山田花子 朝礼メール(8/1)】

おはようございます。山田花子です。
昨日は帰宅後、苦手なビジネス本を読みました。

5分たつと夢の中へ・・・^^;
今夜こそがんばります!

今日は以下のスケジュールで業務予定です。

9:00-10:00  受注処理(楽天・Y!、合計100件)
10:00-11:00 受注処理(自社・Bidders・モバイル、合計80件)
11:00-13:00 在庫&納期確認(15件)、質問返信(5通)

13:00-14:00 昼食

14:00-15:00 本日発送の伝票発行(250件)
15:00-16:00 入金確認チェック(銀行50件の予定)
16:00-17:00 入金御礼メール(50件の予定)
17:00-18:00 発送メール配信(250件)

*本日残業の予定はありません。

■今月の売上目標:3000万円/

例)終礼メール

【件名:山田花子 終礼メール(8/1)】

おつかれさまです。山田花子です。
今日は伝票発行のプリンターに翻弄された一日でした。
鈴木さん、田中さん、入金チェックのお手伝い、 どうも有難うございました。

9:00-10:00  ○受注処理(楽天・Y!、合計105件)
10:00-11:00 ○受注処理(自社・Bidders・モバイル/合計80件
11:00-13:00 ○在庫&納期確認(28件)、質問返信(8通)

13:00-14:00 昼食

14:00-15:00 ○本日発送の伝票発行(203件)  
15:00-16:00 ×入金確認チェック(銀行50件の予定)
16:00-17:00 ×入金御礼メール(50件の予定)&△マニュアル作成

*プリンタートラブルのため、対応できず。
 鈴木さんと田中さんにヘルプしていただきました。

17:00-18:00 ○発送メール配信(203件)

 ○:完了  △:進捗  ×:着手できず │

 明日もよろしくお願いいたします。
■今月の売上目標:3000万円/ 100万円/(8/1現在累計)

 いかがですか?
 1通メールを増やし、配信先を増やすだけで社内の効果があがる魔法の日報活用法。

 是非お試しください!

 次回はWEB業界だからこそ大切にしたい「電話」活用術をご紹介します!よろしくお願いいたします。

著者プロフィール

名前 とこ みゆき happy[アットマーク]supotant.com
※著者に直接問い合わせをする際は、お名前、会社名、サイトURLなどを明記してください。
会社 サポタント株式会社
サイト http://www.supotant.com/

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