表示形式をマスターしてExcel仕事をスムーズに！ 第4回

Excelで日付や時刻の計算ができる表示形式

表示形式で特定の文字を自動入力

　文字にも表示形式は設定できる。表示形式を使って、氏名に「様」を付けたり、郵便番号などのパターンの決まった数字の入力をしたりといった作業をスピードアップ！

「様」や郵便番号の「-」（ハイフン）を自動表示

あらかじめ入力欄に表示形式を設定しておき、指名を入力したら「様」が、郵便番号は数字を入れるだけで「-」が自動的に付くようにする。会員番号は、数値の頭に入力した「0」も表示されるようにする

　文字データに表示形式を設定すると、入力の手間を省くことができます。たとえば顧客名簿などを作成するときに、指名に自動的に「様」が付くようにすれば、大量のデータ入力が楽になります。

　また、以前は数字の先頭の「0」を表示するために「'」（シングルクォーテーション）を付けましたが、「文字列」にすることでも「0」は表示できます。いちいち「'」を入力するより楽です。

　Excel 2003からは「郵便番号」という表示形式もできました。数字だけ入力すれば「-」が挿入されます。

　なお、表示形式で「様」や「-」を付けても、それは表示されているだけで、セルに入力したデータそのものに文字が付くわけではありません。

氏名に「様」を付ける

氏名を入力するセル範囲を選択

　(1) 氏名を入力するセル範囲を選択し、「セルの書式設定」画面を開く。

セルの書式設定の画面

ユーザー定義に記入する書式

　(2)［表示形式］タブの、(3)［ユーザー定義］を選ぶ。(4)「種類」に「@ 様」（@と様の間は半角スペース）と入力して［OK］ボタンで閉じる。「""」は自動的に付くので手入力は不要。

0から始まる会員番号を表示

氏名を入力すると、自動的に様が付いた。次に、会員番号を入力するセル範囲を選択

　「様」の設定後、ためしに指名を入力すると自動的に「様」が付く。(1) 会員番号を入力するセル範囲を選択し、「セルの書式設定」画面を表示。

セルの書式設定の画面で、文字列に変更する

　(2)［表示形式］を選択。(3)［文字列］を選び、［OK］で閉じる。「文字列」にすると先頭の「0」が表示される。

　なお、設定はデータ入力前に行なう。入力後に設定しても「0」は表示されない。

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