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ブックとシートの使い分けで広がるExcel“深”世界 ― 第3回

仕事に役立つ! 複数シートの検索&合算技――応用編 Part.2

2009年01月26日 08時00分更新

文● 構成● 早坂清志、アスキードットPC編集部 イラスト●三澤亞希子

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今回も複数シート使い分けの実践的な活用例を見ていく。シートをまたいで検索した結果を別シートにまとめたり、売上シートの合算(累計)を求める方法など、実用的なテクニックをマスターしよう。なお、基礎編(前後編2回)の記事はこちらを参照されたい。

Excel「複数シート」活用の奥義<応用編>――インデックス



表を検索して結果を別シートに抜き出す

 「フィルタ オプション」機能を使うと、データベースから条件に合うデータだけを、データベースとは違う領域に抽出することができます。

 通常はデータベースと同じシートにしか取り出せませんが、ここでは別シートに抽出する方法を紹介しましょう。


完成形――こんなExcelシートを作ります

データベースシート
「データベース」シート
データ抽出シート
データベースシートから検索した結果のみを抜き出した「データ抽出」シートを作る

 別シートに「抽出範囲」を作っておいて、ソノシートを表示した状態でメニューバーから[データ]→[フィルタ]→[フィルタ オプションの設定]を選ぶようにします。最初に抽出したいシートを表示しておくのがポイントです。

 ただし、このとき、必ず何もないセルを選択して始めるようにしてください。選択したセルの状態によっては、エラーメッセージが表示されてしまいます。

データ抽出シートを設定する手順

データ抽出シート
データ抽出シートを開き、[フィルタ オプションの設定]メニューを表示する

 (1)[データ抽出]シートを開く。先に「条件範囲」と「抽出範囲」を作成しておきます。

 (2) 未入力セルを選択します。

 (3) メニューバーから[データ]→[フィルタ]→[フィルタ オプションの設定]を選びます。

フィルタ オプションの設定の画面
「フィルタ オプションの設定」画面でデータベースシートのリスト範囲を選択

 「フィルタ オプションの設定」画面が開く。(4)[指定した範囲]を選択します。

 (5)「リスト範囲」欄をクリックします。

 (6)「データベース」シートの見出しをクリックして、(7) データベース範囲(B4:F14セル)を選択します。

条件範囲を設定
[フィルタ オプションの設定]メニューで条件範囲を設定する。条件範囲はあらかじめセルに式で入力しておき、その領域を指定する

 (8)「検索条件範囲」欄をクリックします。

 (9)「データ抽出」シートの(10) 条件範囲欄(B4:E5セル)を選択。選んだ範囲が入力されます。

 同様に(11)「抽出範囲」欄をクリックして「データ抽出」シートの(12) 範囲選択欄(B9:F9セル)を指定。指定した範囲が入力されます。(13)[OK]ボタンをクリックすれば操作完了です。

条件範囲に合うデータが抽出
条件範囲に合うデータが抽出された

 条件に合うデータが「データ抽出」シートに取り出されました。

 「検索条件範囲」と「抽出範囲」の設定は記録されるので、次からは「リスト範囲」だけを設定しなおせば済みます。


知ッ得 4――
「フィルタ オプションの設定」で未入力セルを選択する理由は?

 「フィルタ オプションの設定」を行なう際、選択したセルに何かが入力されているとエラーが表示されたり、確認画面が表示されたりしてわずらわしいことになります。

 ここでしたように、未入力セルを選択しておくのが一番確実で面倒でないのです。


 (次ページ、「前月の売上シートを参照して売上の累計を求める」に続く)

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