ブックとシートの使い分けで広がるExcel“深”世界 第3回

仕事に便利! 複数シートの効果的な使い方――応用編

ここからは複数シート使い分けの実践的な活用例を見ていく。シートをまたいだコピーや、集計して複数シートをまとめる方法など、必要なテクニックもマスターしよう。

Excel「複数シート」活用の奥義＜応用編＞――インデックス

• 別々のシートにある同じ形の表同士を合計するには？
• 表を複数シートにまとめて貼り付ける
• 串刺し集計をする
• 知ッ得――複数シートにまたがる参照＝「3-D参照」
• 別々のシートにある形が異なる表を合算するには？
• 形が異なる表を合算する
• 知ッ得――統合後も、元のデータを変更する可能性がある場合は？
• 「名前」を利用して別シートの表を式や入力リストに使うには？
• ひと押し――裏方のシートは隠しておこう
• 別シートにある「商品一覧表」をVLOOKUP関数で参照
• 別シートにある「商品リスト」を入力リストに表示
• 知ッ得――セル範囲に名前を付けるときの注意点は？

• Excel「複数シート」活用の奥義 基本編はこちらから
• （さらに続く応用編の奥義は、1月26日に掲載予定）

■関連サイト

• アスキー・ドットPCの練習ファイルのダウンロードサイト

別々のシートにある同じ形の表同士を合計する

　まず「東京」「大阪」「名古屋」という支店ごとにシートを作成し、それらを合算する例を見てみましょう。どの支店も取り扱い商品が同じで、どの表も同じ形のものとします。

完成形――こんなExcelシートを作ります

東京シート

大阪シート

名古屋シート

3枚のシートにある同じ形の表を1枚に合算した「全社シート」を作る

　まずシートの作成ですが、作りたい表が同じ形なので、1つのシートを作ったら、残りのシートには表をコピーしてしまいましょう。この作業は、シートを「作業グループ」にしておいて「フィル」機能を使うと手早くできます。

　各支店ごとのシートと全社合計用のシートが用意できたら、支店シートどうしを串刺し集計しましょう。各シートの表が同じ形なので、たとえば「家電・照明」の「4月」の売上は、すべてC5セルとなります。

　このような場合、“「東京」～「名古屋」のC5セル”というようにセルをまたがって参照することによって、串刺し集計を行なうことができます。

表を複数シートにまとめて貼り付ける

複数シートをまとめて選択。するとExcelのファイル名の後ろに［作業グループ］と表示される

　先頭シートに表を作っておく。

　(1) 先頭シートを表示し、(2) をクリックしてシート全体を選択。いちばん最後のシート見出しを(3)［Shift］キー＋クリックします。

　複数シートが選択され、タイトルバーに「作業グループ」と表示されます。

作業ファイルにコピーする際のオプション選択画面

　メニューバーから［編集］→［フィル］→［作業グループへコピー］を選んで左の画面を出します。

　(4)［すべて］を選んで(5)［OK］を押します。

大阪、名古屋、全社のシートを作る手順

　(6) をクリックして2枚目のシートを表示。表がコピーされています。

　シート名と、(7) B2セルを「大阪」に変えます。

　同様に、(8)、(9) のシート名とB2セルも変更します。

　各シートにデータを入力して完成。さらにここでは「全社」シートだけセルの色を変えてあります。

串刺し集計をする

全社シートに式を入力する手順

　(1)「全社」シートを表示して、(2) C5セルを選択し、ツールバーの［Σ］（オートサム）ボタンをクリック。「=SUM()」と入力されます。

まず東京の合算したいセルを選択

　(3)「東京］をクリックして先頭シートを表示し、(4) C5セルをクリック。この時点で式は「=SUM(東京!C5)」となります。

続けて、Shiftキー＋クリックで複数シートを選択

　続けて、(5)［Shift］キーを押しながら、シート見出し［名古屋］をクリック。式は「=SUM('東京:名古屋'!C5)」となります。［Enter］キーで入力完了です。

オートフィルで式をコピーすれば完成

　(6)、(7) のようにオートフィルして、C5:E7の範囲に式だけをコピーすれば完成します。

知ッ得 1
複数シートにまたがる参照＝「3-D参照」

　上記のように串刺し集計の操作をすると、関数式の引数に「'東京:名古屋'!C5」と入力されます（'はシート名が文字列の時に付く記号）。

　これを「3-D参照」と呼ぶ。これで「東京」～「名古屋」シートのC5セルという意味になり、連続シートの集計ができます。

　（次ページ、「別々のシートにある形が異なる表を合算する」に続く）