ブックとシートの使い分けで広がるExcel“深”世界 第1回

仕事を加速する！　Excel「複数シート」活用の奥義

Excelの作業を手際よくこなすには、複数シートの使い方が鍵になる！　シート操作から、用途に合わせた複数シートの使い分けまで、シートの使いこなしをマスター！

Excel「複数シート」活用の奥義――インデックス

• Excelのシートってどういうもの？
• 複数シートの便利な使い方って？
• 知ッ得――1つのブックに作成できるシートの数は？
• 知ッ得――新規ブックに最初からシートを増やすには？
• 複数シート活用の三箇条
• 時刻のさまざまな入力方法シートの順番を自在に入れ替えるには？
• シート見出しを書き換えるには？
• 複数シートをまとめて挿入（増やす）には？
• あちこちのブックからシートを集めて新しいブックを作るには？
• 知ッ得――ブックからブックに移動するのに便利な技
• 知ッ得――シートのコピーや移動を行なう別の手段
• 重要なシートの見出しを色で見分けるには？
• たくさんのシートから目的のシートをすばやく選ぶには？
• 同じブック内のシートを並べて見たい
• 貼り付けたデータが元シートと連動して変わるようにする
• 知ッ得――リンク貼り付けが使えない時には？
• ブック全体から検索する
• ひと押し――検索結果をまとめて表示することもできる
• 複数シートを一度に印刷
• 知ッ得――不連続のシートをまとめて印刷したい！
• セル範囲に名前を付ける
• （さらに続く奥義は、1月19日に掲載予定）

■関連サイト

• アスキー・ドットPCの練習ファイルのダウンロードサイト

原則編――
シートを使い分けよう

Excelのシートを使い分けることが真のパワーを引き出す

　1枚目のシートしか使わないで、どんどんブック（ファイル）が増えていく。1枚のシートにいくつもの表がごちゃまぜ……。

　そんな使い方は損！　まずはシート使い分けの基本をおさらいだ。

そもそもシートって、どういうもの？
――シートが集まってブックになっている

シートの集まりがブック

　シートは1枚の集計用紙のようなもの。Excelでは、シートを束ねて本（ブック）のような状態で1つのファイルに保存しておける。

　順番の変更やシートの増減も自由自在だ。

　Excelのシートの、2枚目、3枚目まで使っていますか？　どのブックも1枚目だけ使っては、次の表はまた別のブックに作ることの繰り返しで、ブックがどんどん増えているのではないでしょうか。または、1枚のシートにいくつも表を作ってしまい、ごちゃごちゃして見づらくなってはいませんか。

　Excelでは複数のシートが束ねられて1つのブックになっています。シートの順番は好きに変えられ、枚数の増減も自在です。

　また、シートどうしを連携させて立体的に使うこともできます。この複数シートをうまく使いこなせなければ、どんなに複雑な関数を駆使していたとしても、Excelのもてる能力を十分生かして使っているとはいえません。複数シートの活用こそがExcelをうまく使いこなすカギなのです。

　Excelで新規にブックを作ると3枚のシートが用意されます。実はこれは「1つのファイルに複数シートを収納できるブック構造になっています」というExcelの自己主張なのです。

　これからはブック構造のことを念頭においてシート分けをし、Excelのポテンシャルを十分に生かすようにしましょう。

シート同士は連動している

シート同士は連動しているので、入力が楽になる

　各シートがブック構造になっているので立体的に活用することもできる。

　たとえば、1つのシートで行なった操作を、同時に他のシートにも反映させられる。

知ッ得-1

　Excelの仕様では、1つのブックに保存できるシート数はほぼ無制限。

　しかしシート数が多くなれば、ファイルの読み書きに時間がかかるなどのマイナスも生じるので、やはり年度ごとなど、きりのよい単位で別のブックに分けたほうがいい。

　複数シートをどのように使うかは、利用者のアイデアしだいですが、「1枚のシートに1つの表」というのが大原則となります。1枚の広大なシート上を移動するよりも、シートを切り替えるほうが必要な表を見つけやすいからです。

　また、伝票を作成するたびに使う「商品一覧表」のような共通のデータは、伝票とは別の独立したシートに用意します。こうするとデータの一元管理ができますし、不用意に変更されないようにシートを非表示にしておくこともできます。

　ただし、データベースとして集計するようなデータは例外で、1枚のシートにまとめて入力しておきます。ほとんどのデータベース機能は、データが連続した1つの範囲に入力されていないと使えないからです。

複数シートだからできる！
こんな便利な使いかた

便利1　シートの増減・移動が自在

　シート単位で順序を入れ替えたり不要なものを消したりできる。シート見出しを色分けして目立たせることも可能（次ページ以降で詳しく解説）。

便利2　月ごとに分かれている表を四半期の表に合計できる

4月の合計

5月の合計

6月の合計

　売上表などは月別にシートを分けるとデータが整理できる。シートをまたいでも計算できるので、合計は別シートにまとめられる。

4～6月の合計をまとめた別シート

　もうひとつ、「シートの3次元構造」も意識してみましょう。もともとすべてのワークシートは同じ大きさで、同じようにセル番地が割り振られています。

　そして、これらのシートが積み重なっているような状態がブック構造なのです。この仕組みを活用すれば、フォーマットが統一できる表を、それぞれ別シートに分けて管理することも簡単です。

　フォーマットが統一されていれば、項目名の変更なども各シートの表に対して一括して行なえますし、「串刺し集計」も容易にできます。各月の売上合計だけを四半期ごとにまとめた要約シートを用意するというのもいいでしょう。

　Excelの表で伝票を作りたいときは、データ未入力の状態の「原本」シートを残しておくと便利です。この「原本」シートを複製するだけで、新しい伝票を用意できます。

複数シートだからできる！
こんな便利な使いかた Part.2

便利3　計算に使った表を隠し結果だけを表示できる

　計算に使った表は別シートにしておけば、非表示にして隠すこともできる。閲覧や印刷用のシートと内部計算用のシートを別に設計してもいい。

便利4　目的のセルにパッと飛ぶ目次が作れる

　ブック構造を生かして、先頭に「目次」に見立てたシートを用意し、目的のシートをパッと開くような使い方もできる。

知ッ得-2

　普通新規ブックにはシートが3枚あるが、この枚数は自由に増減できる。

　メニューバーから［ツール］→［オプション］を選び、［全般］タブにある「新しいブックのシート数」で変更すればいい。

複数シート活用の3カ条

• 一、「1枚のシートに1つの表」が原則
• 二、式が参照する裏方の表は別シートに
• 三、同じ表を繰り返し作るなら「原本」シートを用意

　このように複数シートを利用してデータを整理し、数多く用意されている機能を活用することで、Excelはもっと使いやすくなり、仕事の効率もあがります。

　（次ページ、「シートの順番を入れ替えたり、見出しを書き換える」に続く）