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ブックとシートの使い分けで広がるExcel“深”世界 ― 第1回

仕事を加速する! Excel「複数シート」活用の奥義

2009年01月06日 05時00分更新

文● 構成● 早坂清志、アスキードットPC編集部 イラスト●三澤亞希子

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Excelの作業を手際よくこなすには、複数シートの使い方が鍵になる! シート操作から、用途に合わせた複数シートの使い分けまで、シートの使いこなしをマスター!

Excel「複数シート」活用の奥義――インデックス



原則編――
シートを使い分けよう

Excelのシートを使い分けることが真のパワーを引き出す

 1枚目のシートしか使わないで、どんどんブック(ファイル)が増えていく。1枚のシートにいくつもの表がごちゃまぜ……。

 そんな使い方は損! まずはシート使い分けの基本をおさらいだ。


そもそもシートって、どういうもの?
――シートが集まってブックになっている

シートとブックの概念図
シートの集まりがブック

 シートは1枚の集計用紙のようなもの。Excelでは、シートを束ねて本(ブック)のような状態で1つのファイルに保存しておける。

 順番の変更やシートの増減も自由自在だ。

 Excelのシートの、2枚目、3枚目まで使っていますか? どのブックも1枚目だけ使っては、次の表はまた別のブックに作ることの繰り返しで、ブックがどんどん増えているのではないでしょうか。または、1枚のシートにいくつも表を作ってしまい、ごちゃごちゃして見づらくなってはいませんか。

 Excelでは複数のシートが束ねられて1つのブックになっています。シートの順番は好きに変えられ、枚数の増減も自在です。

 また、シートどうしを連携させて立体的に使うこともできます。この複数シートをうまく使いこなせなければ、どんなに複雑な関数を駆使していたとしても、Excelのもてる能力を十分生かして使っているとはいえません。複数シートの活用こそがExcelをうまく使いこなすカギなのです。

 Excelで新規にブックを作ると3枚のシートが用意されます。実はこれは「1つのファイルに複数シートを収納できるブック構造になっています」というExcelの自己主張なのです。

 これからはブック構造のことを念頭においてシート分けをし、Excelのポテンシャルを十分に生かすようにしましょう。

シート同士は連動している

シート同士の連動シート同士は連動しているので、入力が楽になる

 各シートがブック構造になっているので立体的に活用することもできる。

 たとえば、1つのシートで行なった操作を、同時に他のシートにも反映させられる。


知ッ得-1

 Excelの仕様では、1つのブックに保存できるシート数はほぼ無制限。

 しかしシート数が多くなれば、ファイルの読み書きに時間がかかるなどのマイナスも生じるので、やはり年度ごとなど、きりのよい単位で別のブックに分けたほうがいい。


 複数シートをどのように使うかは、利用者のアイデアしだいですが、「1枚のシートに1つの表」というのが大原則となります。1枚の広大なシート上を移動するよりも、シートを切り替えるほうが必要な表を見つけやすいからです。

 また、伝票を作成するたびに使う「商品一覧表」のような共通のデータは、伝票とは別の独立したシートに用意します。こうするとデータの一元管理ができますし、不用意に変更されないようにシートを非表示にしておくこともできます。

 ただし、データベースとして集計するようなデータは例外で、1枚のシートにまとめて入力しておきます。ほとんどのデータベース機能は、データが連続した1つの範囲に入力されていないと使えないからです。

複数シートだからできる!
こんな便利な使いかた

便利1 シートの増減・移動が自在

シートの増減・移動

 シート単位で順序を入れ替えたり不要なものを消したりできる。シート見出しを色分けして目立たせることも可能(次ページ以降で詳しく解説)。


便利2 月ごとに分かれている表を四半期の表に合計できる

4月の合計 5月の合計 6月の合計
4月の合計5月の合計6月の合計

 売上表などは月別にシートを分けるとデータが整理できる。シートをまたいでも計算できるので、合計は別シートにまとめられる。

4~6月の合計をまとめたシート
4~6月の合計をまとめた別シート

 もうひとつ、「シートの3次元構造」も意識してみましょう。もともとすべてのワークシートは同じ大きさで、同じようにセル番地が割り振られています。

 そして、これらのシートが積み重なっているような状態がブック構造なのです。この仕組みを活用すれば、フォーマットが統一できる表を、それぞれ別シートに分けて管理することも簡単です。

 フォーマットが統一されていれば、項目名の変更なども各シートの表に対して一括して行なえますし、「串刺し集計」も容易にできます。各月の売上合計だけを四半期ごとにまとめた要約シートを用意するというのもいいでしょう。

 Excelの表で伝票を作りたいときは、データ未入力の状態の「原本」シートを残しておくと便利です。この「原本」シートを複製するだけで、新しい伝票を用意できます。

複数シートだからできる!
こんな便利な使いかた Part.2

便利3 計算に使った表を隠し結果だけを表示できる

表が隠されている

 計算に使った表は別シートにしておけば、非表示にして隠すこともできる。閲覧や印刷用のシートと内部計算用のシートを別に設計してもいい。


便利4 目的のセルにパッと飛ぶ目次が作れる

目次ページ 目的のシートに飛べる

 ブック構造を生かして、先頭に「目次」に見立てたシートを用意し、目的のシートをパッと開くような使い方もできる。


知ッ得-2

 普通新規ブックにはシートが3枚あるが、この枚数は自由に増減できる。

 メニューバーから[ツール]→[オプション]を選び、[全般]タブにある「新しいブックのシート数」で変更すればいい。


複数シート活用の3カ条

  • 一、「1枚のシートに1つの表」が原則
  • 二、式が参照する裏方の表は別シートに
  • 三、同じ表を繰り返し作るなら「原本」シートを用意

 このように複数シートを利用してデータを整理し、数多く用意されている機能を活用することで、Excelはもっと使いやすくなり、仕事の効率もあがります。


 (次ページ、「シートの順番を入れ替えたり、見出しを書き換える」に続く)

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