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オフィスでGoogleアプリ活用 第2回

分類しないメールソフト Gmail

2008年11月05日 22時15分更新

文● 飯岡真志、大谷イビサ/ネットワークマガジン編集部

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手間をかけずに必要なメールを探し出せる

 Gmailは「ラベルもフォルダとあまり変わらないし、フィルタリングするのは面倒だな」という、ずぼらなユーザーにこそお勧めだ。メール一覧の左側に☆型のアイコン(スター)がある。スターは、いわば最初から用意されている「重要」ラベルのようなものだ。

スター付き

要返信のメールにスターを付けるなど、メールを二分化するだけで想像以上に使い勝手が上がる

 重要と判断する理由は人によりさまざまだろうが、たとえば編集部では「返信する必要があるメール」や「あとで参照するメール」にスターを付けているようだ。要返信のメールにスターを付けておき、処理したものは外すようにしておけば、メールの返信を忘れてしまうことも防げるだろう。このように「理由はともかく重要なもの」と「その他」に二分するだけでも、案外使えるものだ。

 ラベルやスターを用いた分類に引っかからないメールは、どのようにアクセスすればよいだろうか。グーグルのコア技術は検索であり、当然Gmailでも検索は重要な位置を占めている。Webサイトの検索と同様に、キーワードを頼りに自分のメールボックスから必要なメールを検索することができる。現在、筆者のメールボックスは添付ファイルも含めて300MB弱だが、検索はごく短時間で済む。

検索結果

数千通あるメールからも数秒で検索。一般的なメールソフトでは実現できていない、この検索機能に魅力を感じて、Gmailを選択するユーザーも多い

 大量のメールを保管していても、つねにすべてのメールを同じ頻度で参照することはない。ほとんどのファイルは検索によって見つけられればよいのだ。このようなメールは、「アーカイブ」とい う機能によって、受信トレイから外しておける。メールのタイトル横にあるチェックボックスをチェックして、上部のアーカイブボタンを押すだけでよい。アーカイブされたメールは、検索で見つけられるほか、「すべてのメール」という項目をクリックすれば、いつでも参照できる。

 Gmailは独特の手法でメールを整理しているため、他のメールソフトから乗り換えた場合、最初のうちは使いにくさを感じるかもしれない。だがこれまでの習慣にこだわらずに使ってみると、これはこれで「ありかも」と思えてくるはずだ。メールの処理に困っているなら、ぜひ挑戦してみよう。

本記事は月刊ネットワークマガジン 2008年11月号 特集2から抜粋・再編集したものです。

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