編集部ロードテスト desknet’s 5.0（グループウェア／ネオジャパン） 第3回

まだまだある便利な機能

複合機でスキャンした文書をdesknet'sで手間なし管理

　前号で紹介した、desknet'sのプロジェクト管理を利用した進捗管理が順調に浸透している。従来の口頭ベースの管理に比べ、いちいち説明する手間が省けるというメリットが利用者側にあり、それが理解されたのが要因だろう。「desknet'sにアクセスして入力するよりも、口で説明した方が早いのでは」と思うかもしれない。しかし担当しているすべての記事に対して、それぞれがどれくらい進行しているのかを口頭で説明するのはなかなか面倒なもの。それなら、実際に作業が済んだところでdesknet'sにアクセスし入力した方が手間が省けるというわけだ。

　プロジェクト管理以外にもdesknet'sには色々と便利な機能があり、その1つに文書管理の機能がある。社内や部署内で共有するファイルを登録しておく機能で、たとえば各種申請書のテンプレートなど、よく利用するファイルをアップロードしておくというわけだ。また、アップロードしたファイルにはコメントを付け加えられるほか、コメントを対象に検索も可能。そのため、ファイルの数が膨大になっても、キチンとコメントを登録しておけば簡単に目的のファイルを見つけられる。もちろんフォルダを使ってファイルを分類できるほか、フォルダ／ファイルのどちらでもアクセス権を設定することが可能だ。

画面1●文書管理でのファイルの登録画面。それぞれのファイルにコメントを登録できるため、単にファイルサーバに置くだけの方法よりも内容が理解しやすい（画像クリックで拡大）

画面2●文書管理は検索も可能。コメントで内容に関して詳細を記述しておけば、後から探し出しやすいだろう（画像クリックで拡大）

　さらに文書管理には、複合機などと連携させるための「自動取込設定」という機能も用意されている。これはサーバ上の特定のフォルダを定期的にチェックし、新しいファイルが追加されていればそれを自動的に登録するというもの。最近の複合機はスキャナ機能を持つ製品が多く、編集部で利用しているものにも搭載されている。複合機でコピーと同じように原稿を読み取らせると、それがPDFなどの形式でファイルサーバ上に保管されるという流れだ。こうしてファイルが保存されるフォルダをdesknet'sで監視するように設定しておけば、スキャンすると自動的にdesknet'sに取り込まれる環境を構築できる。

画面3●自動取込設定の設定画面。特定のフォルダを監視し、追加されれば自動的に取り込むだけというシンプルな動作のため、複合機以外にもさまざまな製品と連携できる（画像クリックで拡大）

　ちなみに複合機側で、受信したファクスをデジタルデータ化してファイルサーバに保存するように設定すれば、文書管理の機能でファクスを管理することも可能になる。ファクスで受信した内容（紙）をどう保存するかで頭を悩ませた経験のある人は多いと思うが、複合機とdesknet'sを組み合わせればその悩みを解決できるというわけだ。