編集部ロードテスト desknet’s 5.0（グループウェア／ネオジャパン） 第2回

desknet's本格稼動！

プロジェクト管理でまずはdesknet'sの利用を習慣化

　編集部にとって、desknet's導入の一番の理由はスケジュール共有であったのだが、スケジュール管理は個人の裁量にまかされている部分が大きいので、「みんなで使う」感を生み出すことが難しい。そこで、まずはdesknet'sの利用を習慣化してもらうためにも、編集部が毎月発行している「アスキービジネス ITスキルアップ」の進捗管理をdesknet'sのプロジェクト管理で行なうことにした。個人的にも、自分の仕事が着々と（はいかないこともあるが）進んでいく様子をグラフの伸びで見られるのは楽しいものである。達成感を感じられる作業なので、入力を負担に思う人が少ないのも利点だ。また、人の仕事の進み具合も一覧できるので、編集部全体の進行状況も把握できる。今までは1週間に1度の編集会議の場でのみ、それぞれの進捗が報告されていたが、desknet'sのプロジェクト管理機能を使うことによって、リアルタイムに更新状況を追えるようになった。進捗管理をしている立場としては非常にありがたい。

画面3●desknet'sのプロジェクト管理画面。「アスキービジネス ITスキルアップ」10月号の編集作業の進捗状況はというと、すでに8月になったというのに、この棒グラフの短さはいったい……。どれだけ仕事が進んでいないかも一覧できてしまうわけである（画像クリックで拡大）

　編集部では、雑誌の号単位に新規プロジェクトを立て、記事ごとにタスク管理している。「タスク進捗報告」を見れば、「原稿が届いた」「デザイナーさんに入稿済み」といった具体的な状況を見ることができる。ただ、進捗度はパーセンテージでも入力できるのだが、この数値は自己判断の元に入力されており、編集部としての基準はまだ作られていない。人によって仕事の重みづけが違うので、同じ50％に達したタスクでも進行状況はまったく違っていたりする。中には 30％からいきなり100％になったりする人もいるので、このあたりの基準を決めていくことは今後の編集部の課題である。

画面4●プロジェクト一覧から各タスク名（記事名）をクリックすると、記事ごとの進捗報告を見ることができる。［編集］ボタンを押すと、進捗報告をアップデートできるウィンドウが開く（画像クリックで拡大）

電子会議室で日々の情報交換を密に

　プロジェクト管理のほかに、編集部でのdesknet's利用を活性化させてくれた機能が「電子会議室」だ。desknet's導入以前は、日々のちょっとした情報なども電子メールでやりとりされていた。プレス発表会で仕入れた新情報や、何かで見つけたアスキービジネスの企画に役立ちそうなネタ（裏ネタも合わせて）など、そのつど編集部のメーリングリストに投げて情報共有を図っていたが、そのようなメールも日々届く膨大な数のメールの中に埋没し、読み捨ての状態になってしまっていた。

　desknet'sの電子会議室を使えば、たとえば編集者Aが最初に投げたトピックスに関するすべてのコメントを後から一括して見ることができ、メールの山の中から探し出すめんどうもない。また、日々上がってくるさまざまなトピックやネタを電子会議室で一括管理すれば、電子会議室がまさに企画ネタのデータベースとなる。

画面5●desknet'sの電子会議室の画面。各会議室のコメントの表示は、ツリー表示のほか、コメントがすべて表示される一覧表示にも切り替えられる（画像クリックで拡大）