Biz Communicatorで広がるビジネススタイル

Web・電話会議の実現で可能になった画期的な新企画

2008年03月16日 23時45分更新

文● 文●アスキービジネス編集部

アスキービジネス編集部では、ネットショップオーナー向けWebサイト「EC応援隊」を運営している。EC業界の最新ニュースやネットショップ向け新サービスの紹介などがコンテンツの中心だが、さらにユーザーを巻き込む形での新企画を構想していた。その新企画の製作にあたり、大いに役立ったのがNTTコミュニケーションズの「Biz Communicator」だった。

ネットショップを診断する新サービス

複数の雑誌やWebサイトを制作するアスキービジネス編集部の編集長木下修

　ネットショップオーナー向けに雑誌「インターネットでお店やろうよ！」やWebサイト「EC応援隊」を運営するアスキービジネス編集部では、EC業界の最新情報をつかむために、有力なネットショップオーナーやサイト構築業者などとの定期的な情報交換は欠かせない。このようにして得た最新情報等を記事に反映させるのはもちろんだが、このような人脈をもっと積極的に活かせないかと考えていた編集長・木下修の頭に、ひとつの企画がひらめいた。ネットショップ運営者から運営上の悩みや問題を募集し、ネットショップ運営に携わるプロ達がこの問題についてアドバイスを送り、この過程を記事にするという企画だった。早速その企画案をまとめ、記事に協力してもらう外部の専門家に話をつけ、記事制作に入ったのだが、思わぬ落とし穴があった。

さまざまな専門化がネットショップを診断しアドバイスを送る新企画「ネットショップ相談室」

　実際に診断を申し込んできたネットショップの診断を進めるに当たって、各専門家に電話をして話を聞き、問題点やアドバイスなどを記事に落とし込んでいくのだが、ここがなかなかうまくいかない。両者ともにPCで実際のネットショップを見ながら話をしていくのだが、見ているページが違ったり、指摘された箇所がすぐにわからなかったりと、記事作成の上でポイントとなるような重要な話より、お互いがそのネットショップのどこをみて、何を問題としているかの意思疎通をするやりとりに時間がとられてしまう。

画像を共有するWeb会議で問題解決

　そこで木下が思いついたのが、「Biz Communicator」の活用だった。「Biz Communicator」には、これまで取り上げてきたようなリモートアクセス機能とは別に、基本サービスとしてIP電話や電話会議、ファイルを共有しながら話ができるWeb会議がパソコンを利用してできる。電話会議やWeb会議は、誰か1人が「Biz Communicator」に加入していれば、他の参加者を呼び出して誰でも参加できるため、手軽に会議を開催できる。

　このWeb会議機能を利用すれば、遠隔地の専門家たちと同じ画面を見ながらネットショップの改善点や今後採るべき方策などの話が具体的にできる。Web会議や電話会議は5人までの参加が可能なので、場合によっては複数の専門家に同席してもらって、一斉にネットショップが抱える問題点を話しあえるため大幅に時間が短縮できるし、よりネットショップの現場を熟知した部下などを交えて話を進めることも可能になる。

Web会議で専門家とネットショップの改善点を相談する

　実際にWeb会議機能を使って、ネットショップ相談室の打ち合わせを行った木下は、「電話だけでの打ち合わせでは、診断するWebショップの問題点を把握し、その解決策を見つけるまで2～3時間掛かることもありましたが、Web会議では1時間足らずですむようになりました。同じ資料を見ながら意見を交換したり、問題となるポイントをマーカーで指摘できるので、意思の疎通がとても明確に行えるんです。また、Webカメラを使って、相手の顔を見ながら会話できるのも大きなポイントですよ」と語る。共有した資料に各参加者が書き込んだマーカーの指摘は、そのままビットマップファイルとして保存したり、印刷できるため、打ち合わせ後の記事作成もスムースに運んだという。

　また、こういったIP電話機能や会議機能は、リモートアクセス機能を使えば、自宅や外出先からも利用できるのが大きなメリットだ。会社以外からでも、Web会議を開催できるため、編集部の都合に合わせて専門家に時間を空けてもらう必要がなくなった。各専門家たちの余裕がある時間にあわせて、夜間や休日といった時間でも企画の打ち合わせが可能になったのだ。

IP電話からWeb会議への移行で通常の打ち合わせも効率アップ

　IP電話／Web会議による打ち合わせの効率アップは、単にこの新企画だけにとどまらなかった。雑誌の記事ページを一緒に制作する外部のデザイナーやライターとの打ち合わせでも、画面を共有することのメリットは大きかった。電話で打ち合わせしながら、具体的なイメージを共有したり、同じ資料を見ながら話したりする必要性がでたときに、Web会議を開催すれば、効率的に仕事が進められる。

　IP電話で会話している相手とは、ボタンひとつでWeb会議を開催できるのも大きなメリットだ。その結果、外部スタッフと実際に顔を合わせなくても、綿密な打ち合わせをできるようになる。しかも、リモートアクセスと組み合わせることで、会社からだけでなく、自宅や外出先からでも記事作成に関する打ち合わせが可能になったのだ。

Biz Communicatorで編集作業や事務作業の効率化を達成！「インターネットでお店やろうよ！」も無事に完成した

　元々は木下が編集長としての多忙な業務を少しでも効率化できればと思って導入した「Biz Communicator」だったが、そのメリットは、出張や外出先でも効果を発揮し、さらには長年培ってきたビジネススタイル全体をより柔軟なものにし、効率的なものに変貌させた。「Biz Communicator」の持つリモートアクセス機能によってビジネスを場所や時間からの束縛から解放し、IP電話やIP電話／Web会議機能によるコミュニケーションの効率化を成し遂げたのだ。