インターネット関連の複数の雑誌やWebサイトを運営するアスキービジネス編集部。その編集長・木下修の目下の悩みは、社内の各種会議や外部との打ち合わせに忙殺され、自分の机でゆっくりと編集長としての業務をこなせないこと。彼がその悩みを解決するために導入を決めたのが、NTTコミュニケーションズのASP型サービス「Biz Communicator」だった。このツールがいかに彼の悩みを解消したのか、今回から3回にわたって解説していく。
多忙な編集長業務を助けるビジネスツール
アスキービジネス編集部は「インターネットでお店やろうよ！」や「インターネット販売 活！」などの定期刊行誌と「アスキービジネスオンライン」や「EC応援隊」などのWebサイト、さらにはビジネス関連の書籍も刊行している。編集長である木下修は、これらの刊行物を制作する部署のリーダーとしての仕事をこなしつつ、部署の代表として社内のさまざまな調整や打ち合わせをこなし、社外の人間との人脈作りや情報収集もこなす必要がある。
現場のリーダーとして内部的な仕事と、部署の代表者としての対外的な仕事の2つをこなすのは、管理職に課せられた宿命である。しかし、この2つを限られた時間の中でこなしていくには限度がある。対外的な仕事は相手があって成立するものなので、時間や場所など必ずしも思うようにはならない。そのため、制作物のチェックや、部署のリーダーとしての社内業務は、どうしても出張先や自宅といった会社外でもこなす必要があるのだ。
複数の雑誌やWebサイトを制作するアスキービジネス編集部の編集長 木下修
「ちょっと前までは、自宅に仕事を持ち帰るのも楽でした。原稿のチェックはファクスだけで事足りたし、社に提出する書類もほとんどの場合、紙でしたから、ペンさえあればどこでもできました。でも、今は多くの業務が社内のWebサービス上で行なう必要が出てきたので、記入自体は楽になっても、仕事をする場所や時間の制限が大きくて……」
社内業務のIT化によって、便利になった面もあるが、制約が増えたことを木下はこのように嘆いている。Webサイトの原稿は、Webのコンテンツを管理する社内のCMSシステム上で確認する必要があり、ファクスや印刷物だけでは、細部まで行き届いたチェックが不可能になった。雑誌の原稿も印刷所へ入れるまで、基本的にPC上のデータで管理するため、出版用のDTPソフト上での確認が必要になる。業務の多くも社内のサーバに直接アクセスしてPC上から入力するものが主流になっている。どうしても社内のPCで行なう必要がある業務が増えてきたのだ。また、業務の中には、PC上のデータを自宅に持ち帰って作業できるものもあったが、情報漏えいの危険性からデータの持ち帰りを禁じらるようにもなった。
すべてが手書きだった時代に比べて、仕事そのものに掛かる時間は大きく軽減されたが、その分さまざまな制限も加えられたのだ。
IT化による弊害はITで解決
このようにITの発達によって、さまざまな仕事が効率よくこなせるようになった一方で、セキュリティ面での懸念から仕事をする場所や方法、時間に関する制限は逆に増えているともいえるのである。
そんな木下の悩みを解決したのは、やはりITテクノロジーだ。NTTコミュニケーションズが提供するASPサービス「Biz Communicator」により、仕事のIT化によって生じたさまざまな制限の問題を解消することができたのだ。このサービスのリモートアクセス機能を使えば、外出先や自宅のPCから、会社のPCに接続して遠隔操作が可能になる。そのため、これまで社外からアクセスできなかった社内の業務用サーバやCMSサーバへのアクセスが可能になり、会社のPCにしかインストールされていなかった雑誌編集のためのDTPソフトが利用できるようになった。外出先や自宅にいながらにして、会社のPCと同じ環境での仕事が可能になるのだ。
Biz Communicatorの導入は、会社のPCに専用のアプリケーションをインストールし、ごく簡単な設定をするだけ。専用のUSBキーを自宅のインターネットに接続されたPCに差し込んで、IDとパスワードを入力するだけで簡単に遠隔操作が可能になる。また、この遠隔操作は画像転送を採用しているため、まさにシンクライアントのようにセキュアに使うことができる。
単純に会社のPCと同じことを外部のPCから実現できるというメリットだけでなく、導入の簡単さとセキュリティの高さの2つも、このサービスの大きなポイントになっているのだ。
USBキーを差し込むだけで会社のデスクトップPCにアクセスできる
これまで会社のデスクの上に縛られていたさまざまな作業は、Biz Communicatorによって、時間と場所にとらわれずに行なえるようになった。USBキーとインターネットにつながったPCさえあれば、会社と同じ環境で作業できるようになるからだ。このメリットを木下は次のように語る。
「Biz Communicatorのおかげで、ほとんどの仕事を場所や時間を選ばずにできるようになりました。部下には見せられない人事関係の書類や機密性の高い仕事も、自宅でできるようになりました。逆に、机に座ってる時間は短くなったものの、その時間を部下とのコミュニケーションに費やせるようになったので、部署の運営も円滑に行えています。夕方や夜間の外出の後、無理に会社に戻らなくても、溜まった仕事を自宅で行えるようになったのもいいですね」
USBキーを1本持ち歩くだけで、木下のビジネススタイルは非常に柔軟なものになり、これまで以上に効率よく仕事をこなせるようになったのだ。
自宅にいながらにして、社内のサーバにある雑誌の表紙データを確認。社内のパソコンをそのまま自宅から操作できるため、表紙の修正も可能。会社の机に縛られることなく、柔軟なビジネススタイルを獲得できた
なお、このBiz Communicatorは、初期費用と最大3ヶ月間分の月額利用料が無料になるキャンペーンを6月末まで行なっている。日々スケジュールに終われる多忙なビジネスマンなら、外出先にいながら会社のPCをセキュアな環境で自由に操作できるこの快適さをぜひ一度体験してみてはいかがだろうか？
【技術解説】セキュアに会社のPCを遠隔操作できる
Biz Communicatorのリモートアクセス機能とは？
離れた場所にあるPCをネットワーク経由で操作するリモートアクセス機能。実はこの機能自体は、WindowsXPに標準搭載されている「リモートデスクトップ」機能を利用したものだ。しかし、Biz Communicatorのリモートアクセス機能は企業内のPCにセキュリティを確保しながら遠隔操作を実現するため、いくつかの技術的なポイントがある。
通常の手段で、外部から企業内のPCに遠隔操作を行なおうとするとファイアウォールなどによってアクセスが阻まれる。しかし、本サービスでは会社側のPCに専用のクライアントソフトをインストールしておくと、そのソフトを使って、NTTコミュニケーションズが管理する中継サーバに接続される。
このようにして会社側のPCを接続できる状態にしておけば、社外のPCに専用の接続ソフトが入ったUSBキーを差し込むだけで、中継サーバ越しに社内のPCにアクセスできるようになるのだ。また、このUSBキーはハードウェア認証の役割を果たし、ID／パスワードによる認証とあわせて、二重の認証を施すことで、第三者によって外部から侵入されるリスクを軽減できる。
また、遠隔操作は会社のPCのデスクトップ画面の画像データを、ネットワークを介して自宅のPCへ転送する方式を取っている。そのため、遠隔操作でさまざまなデータを処理しても、会社とリモート先のPCの間で実際のデータを移動させることはできないので、情報漏えいのリスクも少ない。また、WindowsXP標準搭載の「リモートデスクトップ」機能とは違い、自宅へのダウンロードもできないように制御をしている。さらに、転送する画像データ自体も、SSLとRDPによって暗号化しているため、さらなるセキュリティ確保が可能だ。
インターネット上に中継サーバを置くことで実現する、Biz Communicatorのリモートアクセス機能。手軽に利用できるセキュアなリモートアクセス手段だ（画像クリックで拡大）
