3. Numbersのテクニック
簡単な表やグラフを作ったり、資料として印刷するといった用途なら、Numbersだけで十分にこなせる。また、Excelに慣れている人ほど驚く、Numbers独特の操作性や機能も多い。ここではNumbersならではの使い方を紹介しよう。
印刷時のハミ出しはプリントプレビューで解消
表を編集していて印刷サイズよりも大きくなってしまい、ハミ出した部分も無駄に印刷してしまった経験は誰しもあるはず。これがNumbersなら、「表示」メニューの「プリントビューを表示」をオンにしてウィンドウ下部の「内容の拡大／縮小」というスライダーを動かすだけで、直感的に用紙内に表を収められる。
テンプレートの「チーム編成」は、A4／横置きで印刷しようとすると表が1ページ目からハミ出してしまう。ここでスライダーを動かすと内容が拡大／縮小されてページ内に収まる。Excel 2004の「改ページプレビュー」より格段に使いやすいうえ、Excel 2008ではその「改ページプレビュー」がなくなり自動的に指定枚数に収める仕様になっている
なお、ここには用紙の縦／横を変更するボタンもあるので、編集しながら表が縦長に伸びてしまった場合でも、簡単に印刷領域を調整できる。
チェックボックスを使って選択したデータだけを計算する
Numbersの興味深い機能のひとつが、チェックボックスやスライダーを使った視覚的なデータ入力機能だ。この機能は「セルのフォーマット」で設定できる。セルに桁区切り記号を付けるのと同じ感覚で、チェックボックス、スライダー／ステッパー、リストから選択すればいい。
マウス操作だけで簡単にセルの数字を増減できるスライダーやステッパーは、最小値／最大値／増分を設定可能。グラフの参照元で変更するとグラフにも反映される
いくつかのデータ候補から項目を選択させたいフォームでは、リストを使うといい。Excelでは関数を組み合わせる必要があるが、Numbersでは非常に簡単に設置できる
チェックボックスは、持ち物リストのような視覚的な用途だけでなく、設定された値を計算に含めるかどうかを選ぶといった使い方も可能だ
中でもチェックボックスは、ツールバーの「表」ボタンで「チェックリスト（合計）」を追加すると、計算に必要な関数があらかじめ準備されるのでお勧めだ。
特定の条件に合うデータを表の中で目立たせる方法
「フォーマット」メニューにある「状況に応じたフォーマットのルールを表示」という機能は、設定した条件に応じてセルのデータを変化させる機能だ。対象は数字だけでなく、「東京都」を含むセルなど、文字列をルールとして定義してもいい。
一定の数値以上／以下の値に色を付けたり、特定の文字が含まれたセルの色を変えられる。表全体に設定しておけば、計算結果を分析する際に便利だ
特に便利なのは日付のルールだ。何日後、何日前、指定した日付内といった柔軟なルールが用意されている。シート内に散乱したデータを視覚化して、データの特性を把握するのに役に立つ。
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