中堅メーカー・X社は新製品開発プロジェクト立ち上げに伴い、課題となっていたメンバー間の情報共有を図るためにOCNグループウェアの採用を決めた。このグループウェアを実際に現場はどのように活用したのか？ 今回はプロジェクトメンバーの一人、営業部のB氏の活動を通して、その使い勝手や効果について見ていくとしよう。
OCNグループウェアでプロジェクトを推進
X社営業部に所属するB氏。日々の営業活動で忙しいB氏だが、日々の営業活動と会社から期待のかかる新製品開発プロジェクトをいかに両立させるのか……。
メンバー間のコミュニケーションを図るためにA氏が提案した「OCNグループウェア」の導入も決まり、新製品開発プロジェクトが始動しはじめた。セールスの現場や取引先の意見などを、新製品にフィードバックすべく抜擢されたのが、営業部に所属するB氏。単なる設計部門や商品企画部門からの意見だけでなく、ビジネスの現場の意見を取り入れるためには、B氏は本プロジェクトにおける重要なキーマンの1人だった。しかし、日々の営業活動で多忙な彼は、プロジェクトへの参加に当初は乗り気ではなかった。その忙しさはプロジェクトメンバー内でもトップクラスで、営業マンとして社内にいる時間より社外にいる時間が圧倒的に多いB氏が本プロジェクトにどれだけ参加できるか、本人だけでなくメンバーの誰もが心配していたのだ。
しかし、B氏のそのような状況を一変させたのが、OCNグループウェアだった。当初は社内で導入されているグループウェアと二重のスケジュール管理になることを懸念していたB氏だが、実際のプロジェクト活動の中で、ASP型で提供されるOCNグループウェアならではのメリットを知り、プロジェクトへの参加に意欲を燃やすようになった。
多忙なB氏にとって、OCNグループウェアの大きなメリットは、インターネット環境さえあればグループウェアの全機能がしっかり使えることだった。X社で導入されていたグループウェアは、社外からのアクセスが制限されており、自宅のPCからはアクセスすらできなかった。その点、OCNグループウェアならインターネットに接続されていて、一般的なブラウザが利用できるパソコンならば、どこからでもアクセスできる。外出先のノートパソコンはもちろん、帰宅後や休日に自宅のパソコンから、スケジュールの確認やプロジェクトの進捗状況や連絡内容のチェックなどがすべて行なえる。さらには、多くの機能が携帯電話からのアクセスにも対応しており、移動中のちょっとした空き時間にも利用できることも大きなポイントだった。
また、B氏にとって、ありがたかったのは、プロジェクト・リーダーC氏がOCNグループウェア導入に伴って、プロジェクトにおける伝達事項や進捗管理、情報の共有を可能な限りグループウェア上で行なうように決定したことだ。これによりメンバー間で直接顔を合わせる打ち合わせを減らすことができたため、社内での活動に限度があるB氏でも、他のプロジェクトメンバーと遜色ない活動が可能となったのだ。B氏以外のメンバーにとっても、多忙なB氏のスケジュールを把握や調整ができることや、プロジェクトの進捗状況の共有や新製品に関する意見の交換などをB氏とグループウェア上で行なえたことで、非常にメリットは大きかった。
忙しい営業マンに最適なコラボレーション機能
まずプロジェクトに参加する上で重宝したのは以下の3機能だ。
- 「プロジェクト管理」機能
- 「スケジュール」機能
- 「伝言メモ」機能
メンバーが行なっている作業の進捗状況を一覧で確認できるプロジェクト管理機能。各プロジェクトには簡単なメモが残せるため、簡易的な報告を行なえるようになっている
プロジェクト管理は、案件の名前と担当者名を入力し、10段階の進捗報告を行なうだけのシンプルなもの。しかも、案件ごとに簡単なメモを残す機能があり、簡単な報告はわざわざメールや掲示板を使わずともプロジェクト管理機能だけで行なえる。また、他の人が担当している作業の進捗状況の比較ができるため、自分が任された作業がまだ余裕を持って行なえる状況なのか、急いで行なうべき状況なのかを一目で判断できるところもポイントが高い。この機能のおかげで、本業の合間に進めるべきプロジェクトの仕事を効率的にこなせることができている。
メンバー間で共有できるスケジュール機能。複数のメンバーを指定した空き時間検索機能を使えば、打ち合わせのセッティングなどもスムースに行なえる
また、スケジュールに関しては、B氏の使い方はきわめてシンプルだ。とりあえず、自らのスケジュールを次々入力していき、プロジェクトに必要なミーティングの予定などは、空き時間に入れてもらうようにお願いするだけだ。スケジュールは携帯電話からでも入力できるため、出先などで決まった予定でも、すぐにその場で反映させることができた。そのため、他の予定と重なることもなく、B氏は携帯電話からでもスケジュール管理が可能となり、本業もプロジェクトも着々とこなすことができた。
携帯電話やPCへメッセージを転送できる伝言メモ機能。急ぎの用件などは、グループウェアの枠を超えてメッセージを残せるため非常に便利
また、携帯電話への対応が大きなメリットに思えたものが「伝言メモ」機能である。単にグループウェア上のユーザー同士で伝言を伝えるだけでなく、内容を携帯電話のメールに転送できるため、急ぎの案件は携帯電話からすべて知ることができた。また、受け取った伝言メモはOCNグループウェアにアクセスしたときのトップページに履歴が表示されるため、関連する案件の備忘録としても活用できることも大きなポイントだった。
