電子帳簿保存法の改正概要と受発注業務の対応ポイント
「名人シリーズ」をご利用の企業へ
帳簿書類の保存、スキャナ保存、電子保存については企業それぞれの方針があり、経理部門を中心に文書管理システムを運 用されている場合も多いでしょう。ここでは受発注業務でご利用いただいている「名人シリーズ」の取引データをどうすれば良いのかをご紹介します。
「EOS名人」
受信直後のデータそのものに限らず、取引内容が合理的な方法により編集されたデータも保存することが認められています。つまり「EOS名人」のデータ変換機能により標準DBに変換後のデータを保存することが可能です。そして、訂正削除の履歴を残すか訂正削除できない運用ルールを規定し、法定年数の保存が必要です。定期的にデータを削除して運用している企業は、削除前にデータのバックアップを取るなどEDIデータを保存する仕組みをご用意いただきますようにお願いします。
なお、ユーザックシステムでは「EOS名人」の標準DBを長期的に保存でき、電帳法に対応した検索機能等を備えたクラウドサービスを2022年（前半）に提供する予定です。
「i名人」
受注システム、調達システムとも電帳法に対応したデータ保存が必要です。「i名人」のDBは訂正削除時に履歴を残す機能がないため、そのまま電帳法に対応するためにデータを保存する場合、データの訂正削除の履歴を残すための運用ルールの規定が必要となります。「i名人」でデータを保存し、電帳法対応を希望する場合は別途ご相談ください。
「FAX受注名人」
FAXによる注文書などをデータのまま処理、保存している場合も電子取引となり保存の必要があります。「FAX受注名人」はFAXを保存する仕組みを提供していますが、電帳法の要件である「日付」「取引先」「金額」で検索できる状態でなければなりません。このうち「金額」をキー項目としていない企業が多いかと思います。今後は備考に「金額」項目として入力し、検索項目として利用するようお願いします。
「送り状名人」
「送り状名人」は送り状を紙で発行する以外に、集荷依頼のために送り状のデータを運送会社にオンラインで送信することができます。このような運用方法を運送EDIといいますが、運送会社へ集荷依頼データも電子取引となります。実際に取引する企業とは異なり、送り状の場合は運賃を含んで運用するケースは少ないため、「日付」「取引先（＝運送会社）」を検索キーとしてデータ保存してください。電帳法では「金額」のない取引情報は、金額が「０」または「空白」で検索できれば良いとされています。
まとめ
これまで電子帳簿保存法に対応していなかった企業にも、帳簿書類の電子化を推進してもらうために、要件が大幅に緩和された一方で、電子取引の電子保存の要件は厳格になりました。この制度をどうとらえるのかは企業によって異なるでしょう。働き方改革と言われて久しいですが、コロナ禍におけるテレワークの推進やRPAなどによる業務の自動化、そしてDXへの取り組みは、社会全体の大きな流れとなっています。今後は電帳法改正の対応に限らず、企業の内外を含めたデジタル化への様々な取り組みが求められます。ここで改めて電子取引における電帳法の改正のポイントをまとめておきましょう。
＜電子取引の電帳法改正のポイント＞
・電子取引はデータ保存が義務化された（紙での保存は不可）
・電子データは訂正削除の履歴が確認できる、または訂正削除できないこと
・電子データは「日付」「取引先」「金額」で検索できること
・電帳法に対応した文書管理システムを利用し、その登録プロセスはRPAで自動化する
・EDI、WebEDIの取引データは標準DBで一元管理する
当初、2022年1月から電子取引データの保存は義務化予定でしたが、対応が間に合わない企業が多いとの理由で2年の猶予が生まれました。実際どれくらいの期間があれば対応できるのでしょうか。まず、電帳法対応への影響のあるイベントとして、2023年10月にインボイス制度が開始予定です。インボイスは電子取引にあたりますので、電帳法への対応も同時に進めておきたいです。そして、保存対象となる電子取引は、見積、注文、受領、請求、送り状、さらに取引先によってはEDI、メール等様々あり、形式やタイミング、対応する担当者も異なります。これらを全て同時期に対応させることは難しいため、整理し順に進めていくことになります。全て対応するためには1年程度かかるのでは無いでしょうか。少なくとも2022年秋までには対応方法の検討を終え、着手しなければなりません。もちろん企業によって対象の取引先の件数や運用の違いがあり、一概に言えませんが、以上の進め方をモデルケースとして参考にしていただければと思います。
＜関連情報＞
【電子帳簿保存法】今後増大するEDI（ウェブ、メール）における電帳法対応と、RPAによる自動化/効率化解説セミナー（アーカイブ配信）
https://www.usknet.com/archives/20211119webinar/